De 5 grootste valkuilen voor een startende maintenance engineer (en hoe jij ze voorkomt)

Time flies..alweer wat jaartjes geleden op de top van Hoogoven 7 bij Tata Steel

In de deze blog een aantal veel voorkomende valkuilen¹ waar ik jou als startende maintenance engineer graag voor wil waarschuwen. Ik zal ze hieronder kort toelichten.

Teveel worden opgeslokt door de waan van de dag

De waan van de dag kent iedereen waarschijnlijk wel. Je hebt de hele dag gewerkt, maar aan het einde van de dag geen besef van wat je nu precies gedaan hebt. Je hebt achter iedere bal aan gehold en iedereen die aan jouw bureau stond prioriteit gegeven maar aan de zaken die je je had voorgenomen om te doen ben je niet of nauwelijks toegekomen. (En jazeker, dit gebeurt mij ook nog af en toe moet ik eerlijk bekennen).

Teveel worden opgeslokt door operationele issues

De maintenance engineer functie is vooral een tactische/strategische functie en in veel mindere mate een operationele functie (al doen veel vacature teksten tegenwoordig anders vermoeden en wordt naar een schaap met vijf poten gezocht).

In veel organisaties waar ik kom zie ik dat maintenance engineers elke dag belast worden met allerlei operationele zaken. Voorbeelden waarvoor de maintenance engineer wordt ingezet variëren dan van het houden van toezicht, het aansturen van firma’s, het opstellen van werkvergunningen, het opvragen van offertes en bestellen van onderdelen bij leveranciers, het leiden van een dagelijkse ochtendwijding etc etc. Af en toe ontkom je er natuurlijk niet aan om als maintenance engineer met operationele zaken bezig te zijn. Je wilt daarnaast natuurlijk ook jouw collega’s helpen, maar pas op de valkuil dat je hier als maintenance engineer te veel in meegaat en alleen maar tijd aan operationele zaken besteedt (en die verleiding is groot want de dagelijkse operatie is vaak spannend en dynamisch en de waan van de dag ligt constant op de loer). Ben je vooral bezig met operationele zaken? Dan verlies je kostbare tijd die je had kunnen besteden aan de echte kerntaken van jouw functie op tactisch en strategisch niveau.

Teveel fungeren als expert in plaats van generalist

De maintenance engineer functie is vooral een generalistische functie. Jij bent vooral goed in methoden zoals RCA en RCM-methodiek en maakt gebruik van beschikbare data, logica en systematiek om de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de assets structureel te verbeteren. Technisch inhoudelijk hoef jij als maintenance engineer mijns inziens helemaal niet de beste te zijn, want in vrijwel elke organisatie lopen genoeg echte techneuten/specialisten rond die alles af weten van de aanwezige installaties en techniek tot op het diepste detail niveau. De valkuil is dat jij je als maintenance engineer te veel als inhoudelijk vaktechnisch specialist gaat ontwikkelen en opstellen. Dit kan leiden tot zelfstandig bedachte oplossingen vanuit een te beperkte visie. Het is mijns inziens beter om je als technisch generalist te ontwikkelen en te zorgen dat je in teamverband met de juiste collega’s aan tafel tot breed gedragen oplossingen komt. Jij maakt daarbij dan zo goed mogelijk gebruik van de beschikbare methoden en systematiek en bent vooral de facilitator.

Wachten op een 100% goed werkend onderhoudsbeheersysteem

Als maintenance engineer haal jij je informatie veelal uit het onderhoudsbeheersysteem. In dit systeem worden alle onderhoudsactiviteiten bijgehouden zoals het vastleggen van storingen, het afhandelen van preventieve onderhoudsorders en hierin staat ook de functionele boomstructuur van de assets. In de praktijk zie je vaak dat de melder maar een zeer beperkte omschrijving van de storing in het systeem zet (pomp is stuk, motor maakt herrie etc) vaak in combinatie met een registratie op een te hoog niveau in de functionele asset boomstructuur. Het is een taaie strijd (ik spreek uit eigen ervaring) om de melder te motiveren om telkens een kwalitatief hoogwaardige melding aan te maken. Niet iedereen kan bijvoorbeeld goed schrijven of is ‘tot op het bot’ gemotiveerd om steeds een goede melding aan te maken.

De valkuil is dat de maintenance engineer dit gaat gebruiken als excuus om maar niet in actie te hoeven komen. Ik moet zelf het eerste onderhoudsbeheersysteem nog tegenkomen wat perfect gevuld is en blijft op het gebied van aangemaakte storingsmeldingen, functionele boomstructuur en asset informatie. Ondanks de beperkingen van het onderhoudsbeheersysteem waar jij mee moet werken, kun je echter wel al snel een goede indruk krijgen van de probleemgebieden. Pak bijvoorbeeld de storingsmeldingen van het afgelopen jaar op een bepaalde asset uit het onderhoudsbeheersysteem en ga daar vervolgens actief met verschillende mensen op de werkvloer over praten die de asset bedienen en onderhouden. Ik durf te stellen dat dit jou de noodzakelijke achtergrondinformatie geeft om in actie te komen. Het is in ieder geval altijd beter dan wachten op een 100% goed werkend systeem.

Slecht gepositioneerd in jouw organisatie

Dit is een valkuil waar jij als maintenance engineer soms niet veel aan kunt doen binnen jouw invloedsfeer, maar waar jouw leidinggevende (vaak een maintenance manager) wel veel invloed op kan uitoefenen als het hier mis gaat.

De maintenance engineer heeft vooral een tactische en strategische rol. Het oplossen van dagelijkse storingen is veel meer de taak van de uitvoerende afdeling. Soms ben je als maintenance engineer echter binnengehaald in een organisatie die verwacht dat de maintenance engineer zowel de dagelijkse ‘ellende’ oplost, maar daarnaast ook nadenkt over de dag van morgen. Het vraagt de nodige communicatie en positionering van jouw leidinggevende om de rol van de maintenance engineer te verduidelijken aan collega’s en duidelijk te maken waar ze jou wel en niet mee ‘moeten lastigvallen’. Jouw leidinggevende zou je uit de wind moeten houden en erop moeten aansturen dat de dagelijkse verstoringen zoveel mogelijk door de uitvoerende afdeling wordt opgepakt en opgelost. Merk je dat je te operationeel wordt ingezet voor allerlei zaken en je kan hier zelf geen verandering in aanbrengen, ga dan zeker het gesprek aan met jouw leidinggevende. Bespreek dit bijvoorbeeld in jouw eerstvolgende periodieke duo gesprek en (als je vastloopt in het gesprek met jouw leidinggevende) desnoods met HR.

Voor een HR-afdeling kan het overigens erg lastig zijn om goed te begrijpen wat de maintenance engineer functie precies inhoudt is mijn ervaring, dit zie ik ook terug in de vele verschillende vacatureteksten. Als dat bij jouw organisatie ook het geval is, probeer dan HR eens te helpen door bijvoorbeeld de taken en verantwoordelijkheden van een maintenance engineer zo goed en specifiek mogelijk uit te leggen en help bijvoorbeeld om de huidige vacaturetekst te verbeteren.

¹Bronvermelding: De inspiratie voor dit hoofdstuk is deels gebaseerd op een presentatie die Ron Vonk van Cothink op 20 Maart 2012 tijdens een studie avond van BEMAS heeft gegeven.