Grip op je SAP PM werkorders met behulp van userstatussen

Wanneer je in SAP Plant Maintenance (PM) met werkorders werkt, herken je misschien wel de verschillende systeemstatussen zoals ‘Vrijgegeven’ (REL), maar wat betekent dat nu écht voor de dagelijkse praktijk?

Ligt de order te wachten op onderdelen die er nog niet zijn? Of is de monteur al buiten aan het sleutelen? Of is het werk fysiek klaar en moet de installatie alleen nog opgestart worden door een operator?

De standaard SAP systeemstatussen (zoals CRTD, REL of TECO) zijn heel rigide. Ze sturen de achterliggende logica aan, maar ze vertellen je niet in welke fase van de onderhoudswerkstroom een werkorder zich precies bevindt.

Gelukkig heeft SAP hier een slimme oplossing voor: userstatussen (gebruikersstatussen).

In deze blog leg ik je uit hoe je met deze userstatussen de regie pakt over je werkstroom en help ik je op weg met een concreet praktijkvoorbeeld die je direct in jouw organisatie kunt toepassen!

Wat is een userstatus en waarom wil je dit gebruiken?

Systeemstatussen worden door SAP automatisch toegekend op basis van acties die je uitvoert. Maak je een order aan? Dan krijgt deze automatisch de status CRTD (Created). Geef je de order vrij? Dan verspringt de status naar REL (Released). Handig voor het systeem, maar te beperkt voor een soepele planning en afstemming tussen de werkvoorbereiding en de uitvoering.

Een userstatus is een flexibele schil die je zelf als organisatie bovenop deze systeemstatussen kunt inrichten. Hiermee maak je de status van een werkorder direct begrijpelijk voor iedereen op de werkvloer. Denk aan statussen zoals ‘Wacht op onderdelen’ of ‘In uitvoering’.

Om wildgroei te voorkomen, bundel je userstatussen in een zogenaamd statusprofiel. Door gebruik te maken van volgnummers, dwing je een logische volgorde af. Je kunt deze logische volgorde van afhandeling zelfs verplicht maken, zodat je niet zomaar stappen kunt overslaan.

Naast userstatussen met een volgnummer kun je ook userstatussen zonder volgnummer toevoegen. Deze kun je dan als handige combinaties gebruiken. Bijvoorbeeld een userstatus 20 WAITING in combinatie met een userstatus zonder volgnummer “Engineering needed”. Zo weet iedereen in 1 oog opslag (zonder de order te openen) dat de werkorder aan het wachten is omdat er engineering nodig is.

Laten we eens kijken naar een statusprofiel uit de praktijk (zie screenshot aan het begin van de blog):

WAPL
waiting for planning
10
De werkvoorbereider dient de order nog op te pakken en de werkvoorbereiding uit te voeren.

WAITING
20
De werkorder staat te “wachten”. Bijvoorbeeld omdat er onderdelen zijn besteld die nog binnen moeten komen.

In Progress
30
De werkorder wordt uitgevoerd.

COMP
Completed
40
Het werk is fysiek klaar.

ADMIN
Administration
50
Het werk is weliswaar fysiek klaar, maar er moet nog een administratieve afhandeling plaatsvinden (bijv. een onderhoudsrapportage die nog moet worden opgeleverd, aanpassingen in as built die moeten worden doorgevoerd).

Bovenstaande is uiteraard een voorbeeld van userstatussen die je zou kunnen gebruiken. Elke onderhoudsorganisatie zal zelf de userstatussen moeten bedenken die het beste passen bij de werkstroom.

3 redenen waarom userstatussen jouw onderhoudsorganisatie aantoonbaar beter maken

Het goed inrichten en toepassen van deze statussen vraagt uiteraard wat afstemming en training, maar het levert je direct drie grote voordelen op:

• Strikte en foutloze procesbewaking: Door de volgnummers (10 tot en met 50) goed te gebruiken, zorg je voor een strak proces.
• Autorisatie op basis van rollen: Je kunt in SAP instellen wie welke status mag wijzigen. Zo borg je de veiligheid en kwaliteit direct in je systeem.
• Transparante KPI-rapportages: Omdat SAP netjes de datum en tijd van elke statuswijziging logt, kun je hier fantastische analyses op loslaten. Dit is een goede basis voor structurele verbeteringen.

Hoe richt je dit technisch in? (Tip voor de Key User)

Als eindgebruiker selecteer je de userstatus gewoon in de order via transactie IW31 of IW32. Om dit aan de achterkant in te richten, gaat de applicatiebeheerder of Key User naar de SAP configuratie. De belangrijkste transactiecode hiervoor is OIBS (Maintain Status Profiles).
Hier maak je het statusprofiel aan, definieer je de statussen met hun volgnummers en koppel je de business objecten (in dit geval de onderhoudsorder).

Haal de realiteit naar je SAP-scherm

Userstatussen vormen de perfecte brug tussen de IT-afdeling en de weerbarstige realiteit op de werkvloer. Ze geven de planner, werkvoorbereider en monteur exact de informatie die ze nodig hebben om efficiënt samen te werken.
Gebruiken jullie al userstatussen om de werkstroom goed te managen? Laat het me zeker weten in een reactie onder deze blog!

Wil jij het maximale uit SAP PM halen?