SAP PM tips & tricks : storingsanalyse met behulp van SAP PM

Storingsanalyse met behulp van SAP PM. Hoe doe je dat eigenlijk?

Deze vraag krijg ik regelmatig, vandaar dat ik er wat dieper op in ga in deze blog. Je kunt het gebruiken als een globaal stappenplan.

Storingsanalyse doe je op de melding en niet op de werkorder

SAP maakt onderscheidt tussen een melding en een werkorder. De melding is voor het vastleggen van technische historie (denk aan storingsmeldingen, onderhoudsaanvragen) terwijl de werkorder bedoeld is om ‘op te werken’. Het is belangrijk om dit verschil goed te begrijpen. Wil je hier uitgebreider over lezen? Klik dan hier en lees mijn andere blog.

Het is dus belangrijk dat je de storingsanalyse uitvoert op de SAP meldingen en niet op de orders (of jouw organisatie moet alleen maar werken met werkorders, dan heb je geen keus natuurlijk 🙂

Velden in SAP die jou kunnen helpen bij de storingsanalyse

In de SAP melding zijn verschillende velden aanwezig die je kunnen helpen bij het uitvoeren van de storingsanalyse. Dit zijn met name de volgende velden (zie ook de screenshots).

1. begin- einddatum en tijd van de storing
2. uitval duur / breakdown duration (deze wordt automatisch berekend als je de begin- en einddatum en tijd van de storing goed invult)
3. uitval / breakdown (vinkje wat je kunt zetten)
4. Damage en cause codes (als verslagschema gekoppeld aan equipment / functieplaats met specifieke codes die horen bij het equipment / functieplaats als dit goed is ingericht in SAP)
5. Prioriteit (niet elke storing is even belangrijk)
6. Lange tekst van de melding (dit kun je zien als een ‘notitieblokje’ waarin je gestructureerd informatie kunt zetten die de technische dienst helpt om diagnose te stellen en de storing snel op te lossen).

Afbeelding: Object part, Damage en Cause codes kunnen helpen bij storingsanalyse (anders ben je afhankelijk van de lange teksten in de melding)

Afbeelding: Malfunction start en end velden in SAP kunnen helpen bij het vastleggen van de duur van de storing.

Kies de meldingsoorten waarop je wilt analyseren

SAP maakt gebruik van verschillende meldingsoorten. Bij de meeste organisaties waar ik kom is er een aparte meldingsoort voor storingsmeldingen. Als deze goed en consequent wordt gebruikt dan kun je hier op filteren in de storingsanalyse en andere meldingsoorten uitsluiten. Dit kan veel tijd schelen en focus aanbrengen op de juiste meldingen.

Kies de installaties waarop je wilt analyseren

Je zult focus moeten aanbrengen op de assets waar je de storingsanalyse op wilt uitvoeren. Het is niet handig om alle M2 meldingen uit te draaien van alle functieplaatsen of equipments en daar een storingsanalyse op te gaan doen, dat werkt gewoon niet.

Kies daarom zorgvuldig de functieplaatsen / equipments waar je de storingsanalyse op wilt uitvoeren en de periode (dit kan bijvoorbeeld een bepaalde pompen serie zijn waar problemen mee zijn of een productielijn waarbij ongeplande stilstand hoge kosten met zich meebrengt).

Data naar spreadsheet brengen

Als je een lijst hebt gedraaid in SAP met de meldingen waarop je verder wilt analyseren dan is het goed om deze naar Excel te brengen (dit kan heel eenvoudig in SAP). Vervolgens kun je dan vanuit deze Excel de storingsanalyse voorzetten. Tip van de dag: sla de file wel eerst lokaal op voordat je erin gaat werken, want als SAP afsluit ben je anders ook jouw Excel met al je data kwijt!

Data in spreadsheet analyseren

Ik heb zelf dit soort analyses regelmatig uitgevoerd. Soms was bij een klant alleen de lange tekst van de meldingen ingevuld en werd er bijvoorbeeld helemaal niets bijgehouden in SAP qua uitvalduur, begin- en einde storing etc. Laat dit je vooral niet weerhouden! Begin gewoon en neem de tijd om lange teksten van meldingen door te lezen, met draaitabellen wat extra Pareto 80/20 doorsneden te maken op basis van de functieplaatsen etc. Ga ook praten met de technische dienst en operators. Je krijgt dan al snel een beeld van regelmatig terugkerende storingen waarvan je een gevoel bekruipt “hee wat gebeurt daar precies”.

Grondig onderzoek doen met behulp van methodieken zoals Practical Problem Solving

Als je eenmaal wat verder bent ingezoomd op een bepaalde storing die je vaak ziet terugkomen in de SAP data dan kun je hier grondiger onderzoek op gaan doen. Hiervoor zijn weer aparte methodieken, waarbij ik persoonlijk Practical Problem Solving (PPS) een hele goede vindt.

Op bovenstaande manier heb ik op een gegeven moment een remmenserie van een kraan geanalyseerd, omdat uit de SAP data bleek dat de rem regelmatig in storing viel en dat gaf telkens productie derving. Een belangrijke oorzaak hiervan bleek een slangenklem te zijn die over een stofbalg zat en door de bewegingen van de rem los kwam te zitten en dan tussen de luchtspleet kwam en de rem blokkeerde / hinderde waardoor deze in storing viel. Verder gaf de inductieve proximity sensor eindschakelaar af en toe problemen met de afstelling. Het zijn vaak kleine technische details die terugkerende problemen veroorzaken is mijn ervaring. Door hier simpelweg maatregelen op te nemen konden we deze storingsvormen volledig elimineren en werd de betrouwbaarheid van de kraan direct flink verbeterd. Ik blijf me altijd verbazen wat je aan extra productie en kostenbesparing kunt realiseren met een dergelijke analyse.

Belangrijk…starten en niet wachten op een perfect ingevuld SAP systeem

Wat ik vaak zie is dat er wordt gewacht met het uitvoeren van storingsanalyse, met als argument dat het onderhoudsbeheersysteem nog niet goed genoeg is gevuld etc. Trap alsjeblieft niet in deze valkuil, stop met uitstellen en begin gewoon! Mijn motto: continue verbetering is beter dan uitgestelde perfectie. Met wat inspanning haal je al snel hele mooie inzichten uit de data in de SAP meldingen. Deze kun je weer gebruiken als input voor grondig onderzoek om van daaruit verbeteringen te implementeren.

Zet ‘m op!

Justien

PS. als je met SAP PM werkt heb ik iets leuks voor je. Een 10 pagina’s tellende uitleg van mijn favoriete SAP PM transactie met duidelijke screenshots. Deze transactie gebruik ik zelf dagelijks en dat is niet voor niks. Vraag hem hieronder aan en ontvang hem direct in je mailbox.