Doe dit om jouw onderhoud werkstroom direct te verbeteren

Hierbij weer een nieuwe blog met inspiratie waar je direct mee aan de slag kunt!

Zoals je misschien weet werk ik veel voor de industrie in Nederland en België. Ik help eindgebruikers om SAP PM beter te gebruiken, draag mijn steentje bij aan maintenance en asset management verbeterprojecten en help met werkstroom optimalisatie.

Met werkstroom optimalisatie bedoel ik het hele proces van het maken van een melding t/m afsluiten van de werkorder.

Je kunt dit proces als onderhoudsorganisatie / technische dienst zo moeilijk maken als je zelf wilt, maar ik zeg altijd ” focus op de essentie “. Doe minder en doe dat beter 🙂

Wat is voor mij de essentie?

1. Zorg dat van iedere afwijking een melding wordt gemaakt in het onderhoudsbeheersysteem. Soms zie je dat mensen elkaar gaan mailen of bellen over een afwijking, maar dat werkt gewoon niet. Dan heb je geen solide proces. Als je een melding maakt in SAP PM ligt het vast, krijgt het een ‘eigenaar ‘, een prio met einddatum en gaat het door een standaard werkstroom proces.

2. Een melding is alleen bedoeld voor afwijking registratie (als je met SAP PM werkt). Maak van daaruit dus altijd een werkorder om “op te werken”. Dat scheelt ook weer een extra lijst in SAP om bij te houden, je kunt dan namelijk altijd vanuit je werkorder lijst werken (als je tenminste consequent de meldingen omzet naar orders). Wil je meer weten over het verschil tussen een melding en werkorder?

Lees dan deze blog die ik eerder schreef.

3. De titel van een melding wordt automatisch de titel van de werkorder in SAP. Alleen dat is niet handig in het overzicht van openstaande orders. Aan de titel wil je namelijk direct kunnen zien wat de klus inhoudt. Dus de melding titel kan zijn “pomp lekt over seal”, maar die titel wil je niet als werkorder titel. Daar wil je de klus titel. Dus pas de werkorder titel direct even aan naar “pomp revisie ivm seal lekkage”. Geloof me, dit lijken details maar gaan jou en je onderhoudsorganisatie echt verder helpen. Lees ook deze blog voor een uitgebreidere uitleg.

The difference between something good and something great is attention to detail

4. De meeste mensen blijven niet eeuwig bij hetzelfde bedrijf en ronden ook zeker niet al het werk keurig af voordat ze weggaan. M.a.w. er blijven werkorders openstaan die “half zijn opgepakt” . Wat je wilt is dat het dan duidelijk is “waar we zijn gebleven”.

Wat helpt hierbij enorm?

• De lange tekst van de order goed aanvullen met notities
• Offertes toevoegen als bijlage aan de order
• Gemaakte afspraken als bijlage toevoegen (mails met belangrijke info zouden niet in persoonlijke inboxen moeten blijven hangen van mensen, als ze weg gaan mis je al die belangrijke info namelijk)
• Eventuele vrachtbrieven, verzendbewijzen koppelen als bijlage (zodat iemand die het werk overneemt weet dat die pomp bij firma x staat ter revisie)
• Onderhoudsrapportages / Tekeningen / Specificatiebladen / datasheets / manuals / werkinstructies en belangrijke foto’s toevoegen als bijlage aan de order (ook handig als je later weer een keer dezelfde klus hebt)

Bottom line: als je bezig bent met werkorders moet je eigenlijk continu in je achterhoofd hebben, “ok als ik nu wegga bij dit bedrijf, kan iemand dan mijn werk zonder problemen overnemen of mist diegene dan essentiële info in deze werkorder”.

Het vraagt natuurlijk discipline om consequent alles bij te voegen, maar het helpt jezelf en je eventuele opvolger enorm.

Mooie quote hierbij:

Discipline is doing what needs to be done, even if you don’t want to

Wat overigens (als je met SAP PM werkt) ook heel goed werkt is om niet telkens losse bijlagen toe te voegen, maar een doorklik link te maken naar een opdrachtdossier waar je alles inzet. Die link functionaliteit heeft SAP PM. Je kunt dan gelijk vanuit je werkorder doorklikken naar het opdrachtdossier wat ” buiten SAP staat”. Zolang je niks verplaatst blijft de link uiteraard werken en kan iedereen met de juiste rechten het opdrachtdossier direct inzien.

Tot slot

Heb je nog aanvullingen of vragen? Laat het me weten!

Justien

PS. als je met SAP PM werkt heb ik iets leuks voor je. Een 10 pagina’s tellende uitleg van mijn favoriete SAP PM transactie met duidelijke screenshots. Deze transactie gebruik ik dagelijks en dat is niet voor niks. Vraag hem hieronder aan en ontvang hem direct in je mailbox.