SAP PM tips & tricks : hoe ga je om met niet uitgevoerde werkorders in SAP PM

Hoe ga je om met niet uitgevoerde werkorders in SAP PM?

In deze blog vind je antwoorden!

Als onderhoudsorganisatie krijg je ongetwijfeld te maken met werkorders in SAP PM die je niet uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan onderstaande situaties die ik regelmatig tegenkom in de praktijk.

1. Je hebt een PO werkorder om een onderdeel preventief te vervangen, maar tijdens een storing is het al vervangen op een correctieve werkorder.
2. Je hebt een PO met een wekelijkse frequentie, maar door omstandigheden heb je de laatste 2 weken de werkorders niet kunnen uitvoeren.
3. De machine staat voor langere tijd stil, maar er zijn al PO orders afgeroepen.

Zo zijn er natuurlijk nog meer voorbeelden te bedenken.

Nu zijn er verschillende opties om met deze werkorders om te gaan.

• Optie 1: Je kunt ze afsluiten zoals je dat ook zou doen bij uitgevoerde werkorders
• Optie 2: Je kunt ze afsluiten volgens SAP gedachtegoed waarbij de order de status meekrijgt “niet uitgevoerd”.

Optie 1 is zeker niet ideaal.

Stel je krijgt de vraag om een lijst te draaien van alle niet uitgevoerde werkorders, dan gaat je dat niet lukken zonder intensief orders open te klikken om te achterhalen of ze wel / niet zijn uitgevoerd.

Ook kun je in dashboards zoals PowerBI niet bijhouden welke werkorders niet zijn uitgevoerd en bijvoorbeeld niet uitgevoerde orders uitsluiten in bepaalde datasets.

Daarom kun je niet uitgevoerde orders beter afsluiten volgens SAP gedachtegoed, zodat ze een status meekrijgen “niet uitgevoerd”.

Op die manier kun je heel makkelijk overzichten draaien van de orders die niet zijn uitgevoerd en deze status kun je uiteraard ook gebruiken als input voor dashboards en het verbeteren van je bedrijfsprocessen.

Niet uitgevoerde orders afhandelen volgens SAP PM gedachtegoed

Als de werkorder nog niet is vrijgegeven met de “groene vlag” dan kun je via Order > Functions > Do not execute selecteren. Hiermee wordt de werkorder direct afgesloten en krijgt de systeemstatus CLSD en NCMP.

Zie ook de screenshots.

Als de werkorder al is vrijgegeven kun je deze functionaliteit niet meer gebruiken.

Wat je dan het beste kunt doen is een aparte gebruikersstatus “niet uitgevoerd” laten toevoegen aan de lijst met te gebruiken statussen (via customizing, meestal gebeurt dit door de SAP IT partner van jouw organisatie).

Als je een order toch niet gaat uitvoeren terwijl deze al vrijgegeven, dan kun je de status “niet uitgevoerd” selecteren en vervolgens kun je de werkorder technisch afsluiten zoals je altijd doet.

Het voordeel hiervan is dat de werkorder gebruikersstatus “niet uitgevoerd” heeft, hier kun je dan heel makkelijk op filteren bijv. in IW38.

Het is ook aan te raden om een procedure op te stellen rondom het afsluiten van niet uitgevoerde werkorders. Daarin kun je bijvoorbeeld opnemen dat er in de lange tekst van de werkorder een verklaring wordt gezet waarom de order niet is uitgevoerd.

Tot slot

SAP PM is zeker geen goedkoop onderhoudsbeheersysteem. Dus haal er alles uit en maak slim gebruik van alle functionaliteiten. Ik kan uit eigen ervaring zeggen dat het gebruiken van de “do not execute” functionaliteit zeker een positieve invloed heeft op de onderhoud werkstroom. Dus ik zeg doen!

p.s. afhankelijk van jouw SAP versie kun je de status “do not execute” ook weer terugnemen, lees hier meer over in deze SAP blog.

Wil je meer van dit soort  best practices ontdekken en het maximale uit SAP PM halen?