SAP PM module tips en tricks: Indelingsparameters in een SAP PO plan, hoe werkt het en wat kun je ermee?

In de SAP PM module kun je in PO plannen vastleggen hoe en wanneer er werkorders of meldingen worden gegenereerd (vanaf nu heb ik het in deze blog over orders, maar in plaats daar kun je uiteraard ook meldingen lezen). De indelingsparameters van een PO plan bepalen hoe en wanneer er orders worden gegenereerd. In de praktijk merk ik dat veel gebruikers niet precies weten wat de verschillende velden betekenen, wat je ermee kunt en hoe deze ingevuld dienen te worden.

In deze blog zal ik daarom kort de functie van de verschillende velden toelichten incl. voorbeelden, zodat jij er direct beter gebruik van kunt maken (mogelijk staat jouw SAP taal niet op NL maar op ENG, maar dat maakt voor de functionaliteit niet uit, die blijft hetzelfde).

Termijn bepaling

VF vertr. afhandeling

Vertraagde afhandeling. De functie zit al in het woord verstopt. Een werkorder wordt (om wat voor reden dan ook) vertraagd afgerond, dus na de originele plandatum vanuit het PO plan. Als dit veld leeg wordt gelaten dan wordt er geen rekening gehouden met vertraagde afhandeling, maar bij het invullen van een bepaald percentage wel. 100% is daarbij het meest gebruikelijk en aan te raden om in te vullen.

Voorbeeld met VF vertr. afhandeling op 0%:

Stel, de geplande datum vanuit het PO plan is 1 April. De order wordt technisch afgesloten op 10 April. De frequentie is 3 maanden, tijd-peildatum nauwkeurig. Een VF vertr. afhandeling op 0% resulteert in 1 Juli als de volgende plandatum.

Voorbeeld met VF vertr. afhandeling op 100%:

Stel, de geplande datum order vanuit het PO plan is 1 April. De order wordt technisch afgesloten op 10 April. De frequentie is 3 maanden, tijd-peildatum nauwkeurig. Een VF vertr. afhandeling op 100% resulteert in 10 Juli als de volgende plandatum.

Tip: zet de VF vertr. afhandeling of op 0% of op 100%. Andere waarden zijn in de praktijk niet erg praktisch is mijn ervaring.

VF vervroegde afhandeling

Dit veld werkt hetzelfde als VF vertr. afhandeling, alleen dan voor vervroegde afhandeling van een order. Dus als de order voor de plandatum technisch wordt afgesloten.

Tolerantie (+ en -)

Dit veld werkt alleen als er bij VF vertr. afhandeling of VF vervroegde afhandeling een percentage is ingevuld.

Door de tolerantie in te vullen kan je ‘spelen’  met wanneer de VF vertr. afhandeling of VF vervroegde afhandeling daadwerkelijk effect hebben. De tolerantie wordt ingevuld als een percentage en rekent met de frequentie van het PO plan.

Voorbeeld 1 met VF vertr. afhandeling op 100%, tolerantie op 10%:

De geplande datum van een order vanuit het PO plan is 1 April. De order wordt technisch afgesloten op 5 April. De frequentie is 3 maanden, tijd-peildatum nauwkeurig. VF vertr. afhandeling is 100%. Een tolerantie van 10% resulteert in 1 Juli als de volgende plandatum (tolerantie = 10% van 90 dagen = 9 dagen. Dit betekent dat pas bij 9 dagen overschrijding de VF vertr. afhandeling mee gaat tellen. Dit is nog niet bereikt dus blijft de volgende plandatum hetzelfde).

Voorbeeld 2 met VF vertr. afhandeling op 100%, tolerantie op 10%:

De geplande datum van een order vanuit het PO plan is 1 April. De order wordt technisch afgesloten op 12 April. De frequentie is 3 maanden, tijd-peildatum nauwkeurig. VF vertr. afhandeling is 100%. Een tolerantie van 10% resulteert in 12 Juli als de volgende plandatum (tolerantie = 10% van 90 dagen = 9 dagen. Dit betekent dat pas bij 9 dagen overschrijding de VF vertr. afhandeling mee gaat tellen. Dit is hier bereikt dus de nieuwe plandatum wordt gebaseerd op basis van de VF vertr. afhandeling instelling).

Tip: een tolerantie van 10% is in de praktijk een goede basisinstelling gebleken als je dit veld wilt gebruiken.

Afwijkingsfactor

Deze factor gebruik je alleen bij strategieplannen. In de praktijk blijkt misschien dat er door veranderende omstandigheden behoefte is om het onderhoud vaker of juist minder vaak uit te voeren. Je zou dan het strategiepakket van het PO plan aan kunnen aanpassen, maar dat pakket wordt vaak bij meerdere PO plannen toegepast. De intervallen daarvan worden dan ook aangepast, terwijl je dat misschien wel helemaal niet wilt. In plaats daarvan kun je ook enkel van het bewuste onderhoudsplan de intensiteit verlengen of verkorten door een andere waarde dan 1 in te vullen.

Voorbeeld met afwijkingsfactor op 1.5 en een cyclus van 90 dagen:

Stel je hebt een cyclus van 90 dagen en je zet de afwijkingsfactor op 1.5 dan wordt de nieuwe cyclus van dat bewuste strategieplan 90 x 1.5 = 135 dagen.

Vestigingskalender

De vestigingskalender gebruikt SAP bij het planningsproces. Een of meerdere vestigingskalenders kunnen specifiek worden aangemaakt per organisatie waarbij bijvoorbeeld (als er in het weekend niet gewerkt wordt) hiermee rekening wordt gehouden door SAP bij het bepalen van de volgende PO plandatum.

Afroepbesturing

Openingshorizon

Met de openingshorizon bepaal je hoever voor de plandatum een order wordt afgeroepen. Stel je hebt bijvoorbeeld een PO plan met een frequentie van 30 dagen en je zet de openingshorizon op 25%, dan wordt de order 21 dagen voor de plandatum afgeroepen. Wat hier moet worden ingevuld hangt nauw samen met de benodigde voorbereidingstijd van een klus. Het is bijvoorbeeld weinig zinvol om orders die maar 1 week voorbereidingstijd nodig hebben,  3 maanden van te voren af te roepen. Dit resulteert dan in een enorme lijst met openstaande orders.

Wat in de regel daarom het beste werkt is om hiervoor een interne richtlijn op te stellen. Bijvoorbeeld dat alle orders voor een reguliere jaarlijkse stop 6 maanden van tevoren worden afgeroepen. Dat betekent dan concreet dat het PO plan voor de jaarlijkse stop een openingshorizon van 50% krijgt.

Voorbeeld 1 – openingshorizon op 0%:

0% resulteert in het direct genereren van een nieuwe order zodra de huidige order technisch wordt afgesloten.

Voorbeeld 2 – openingshorizon op 75% bij een frequentie van 12 maanden en 1 Dec als volgende plandatum:

Dit resulteert erin dat de nieuwe order wordt afgeroepen nadat 75% van het interval is verstreken. Dus 1 Sept.

Afroepinterval

Dit wordt gebruikt voor lange termijn planning. Hiermee bepaal je hoever van tevoren je de afroepen wilt zien. Dit veld kan ingevuld worden in dagen, maanden of jaren.

Afhandelingsplicht

Dit is een zeer krachtige vink box. Als je hier het ‘vinkje’ zet, dan wordt de volgende order vanuit het PO plan pas afgeroepen als de huidige order technisch is afgesloten. Zonder dit vinkje wordt de order direct vanuit het PO plan afgeroepen zodra de afroepdatum is bereikt, zonder verder rekening te houden met reeds afgeroepen nog openstaande orders.

Indelingsteken

Hier definieer je de basis waarmee SAP gaat rekenen voor het bepalen van de plandatums.

Tijd

Als tijd wordt gebruikt als indelingsteken, dan telt SAP simpelweg alle kalenderdagen waarbij de basis voor een maand altijd 30 dagen is. Bijvoorbeeld een frequentie van 3 maanden met een cyclusstart van 1 April resulteert in 30 Juni als de eerstvolgende plandatum.

Tijd-peildatum nauwkeurig

Als tijd-peildatum nauwkeurig wordt gebruikt is de basis voor het bepalen van de volgende plandatum het aantal effectieve dagen van de maand. (Deze gebruik ik zelf het meest wanneer ik PO plannen maak).

Tijd-vestigingskalender

Als tijd-vestigingskalender wordt gebruikt is de basis voor een maand opnieuw 30 dagen, alleen nu wordt er ook rekening gehouden met de vestigingskalender. D.w.z. als daarin staat dat er in de weekenden niet gewerkt wordt, dan houdt SAP daar rekening mee bij het bepalen van de volgende plandatum.

Tot slot

Ik ben uiteraard benieuwd of jij als SAP PM gebruiker wat aan deze blog hebt gehad. Misschien heb je zelf nog goede tips of aanvullingen? Leuk als je het me hieronder laat weten in een reactie, op linkedin of in een persoonlijk berichtje.

Voeg mij ook gerust toe op LinkedIn, Instagram en schrijf je gratis in op mijn website om nooit meer een nieuwe blog te missen.

Vond je dit interessant?

Heb je nog vragen? Neem gerust contact met me op, ik help je graag!