SAP PM tips & tricks : de kunst van het weglaten, hoe roep je PO orders af zonder melding

In deze blog ontdek je hoe je met een kleine aanpassing in SAP PM de werkstroom weer net wat beter kunt maken.

Ik noem het de kunst van het weglaten 🙂

Daarvoor eerst een korte uitleg. De meeste organisaties werken met PO plannen. Deze PO plannen roepen via een automatische batchrun PO orders af die ‘aan de beurt zijn’. Hoe ver van tevoren de orders in het systeem komen wordt bepaald door de ingestelde openingshorizon in het PO plan, lees hiervoor mijn andere blog.

Wat ik vaak zie is dat als een PO werkorder wordt afgeroepen er ook automatisch een melding aan gekoppeld zit.

De vraag is, wat is de toegevoegde waarde van deze melding. Een melding is namelijk vooral bedoeld voor ‘afwijking registratie’  d.w.z. opkomend werk in de vorm van onderhoudsaanvragen en storingsmeldingen. Als er wat aan de hand is in de fabriek wordt er een melding gemaakt. Vanuit deze melding wordt vervolgens een werkorder gecreëerd waarop verder gewerkt wordt. Op de werkorder kunnen kosten kunnen geboekt worden, materialen ingekocht, kortom het werk kan voorbereid, ingepland en uitgevoerd worden. Lees vooral deze blog als je nog meer wilt weten over het verschil tussen melding en order.

Een PO plan is een compleet andere categorie. De essentie van een PO plan is namelijk dat er van tevoren goed is nagedacht over het uit te voeren onderhoud, dit goed is vastgelegd in PO positie en PO taaklijst en vandaaruit wordt dan een ‘panklare’ werkorder afgeroepen. Deze kun je vervolgens met minimale inspanning gaan voorbereiden, inplannen en uitvoeren.

Conclusie, je hebt waarschijnlijk helemaal geen melding nodig in de PO werkorder, want je gaat er toch niks mee doen.

Zie ook de afbeelding aan het begin van deze blog ter verduidelijking.

Wie mij een beetje kent weet dat ik fan ben van minimalisme. Mijn boodschap is altijd, houd alles zo simpel mogelijk en beperk je tot de absolute essentie. Schrap alles wat geen waarde toevoegt resoluut uit je werkproces.

In dit voorbeeld is dit dus de automatisch gegenereerde melding bij een PO werkorder. Deze melding heeft vaak alleen maar nadelen want:

1. In filtercriteria en dataset moet je deze meldingen weer uitsluiten
2. Als je de order afsluit krijg je (mogelijk) een pop-up of je ook de gekoppelde melding wilt afsluiten, wat irritant is en een slechte gebruikerservaring geeft
3. De kans bestaat dat medewerkers per ongeluk info in de melding gaan zetten in plaats van in de order

Hoe zorg je er nu voor dat er geen meldingen meer meekomen met PO orders

Stel ik heb je kunnen overtuigen met mijn betoog hierboven, hoe zorg je er dan voor dat de meldingen niet meer meekomen?

Kort antwoord. Dit kun je als eindgebruiker waarschijnlijk / gelukkig niet zelf. Maar iemand met verstand van zaken en de juiste bevoegdheden kan dit wel heel makkelijk gelukkig.

Je kunt namelijk via SAP customizing (transactie SPRO) jouw eigen SAP systeem  aanpassen naar de individuele wensen en eisen van jouw organisatie. De uitvoering hiervan ligt meestal bij de functioneel beheerafdeling van SAP binnen jouw organisatie of een functioneel SAP consultant. Ik deel hieronder wel de stappen, maar ben ook geen specialist hierin, dus leg de vraag vooral neer bij je IT support afdeling of functioneel SAP consultant.

1. Customizing (transactie SPRO)
2. Plant Maintenance and Customer Service
3. Maintenance and Service Processing
4. Maintenance and Service Orders
5. Functions and Settings for Order Types
6. Define Notification and Order Integration

Hier kun je per order type aangeven of er ook automatisch een melding gegenereerd moet worden door het systeem.

Ik dacht ik deel deze kennis via een korte blog. Doe er je voordeel mee binnen jouw organisatie!

Mocht je er nog vragen over hebben laat het me gerust weten.

Wil jij het maximale uit SAP PM halen?