Gebruik de SAP PM Module slimmer met deze vijf tips

Vele onderhoudsorganisaties gebruiken de SAP PM module voor het managen van alle voorkomende onderhoudsactiviteiten.

SAP PM (Plant Maintenance) kent vele functionaliteiten. In de praktijk valt mij alleen vaak op dat gebruikers maar een beperkt aantal functionaliteiten kennen en gebruiken. Zonde wat mij betreft, want hierdoor blijft er veel potentieel onbenut.

Dat inspireerde mij dan ook om deze blog te schrijven. Hierin geef ik vijf tips zodat jij SAP PM direct slimmer kunt gaan gebruiken. Ik heb zelf veel ervaring met SAP PM en dit zijn functionaliteiten die ik zelf ook toepas of uitleg aan gebruikers bij opdrachtgevers. Het helpt om het werk sneller en beter voor elkaar te krijgen.

Tip 1 Maak gebruik van standaard taaklijsten

De standaard taaklijst. Wat is dat precies? Een standaard taaklijst kan worden gekoppeld aan een order. Het woord zegt het eigenlijk al, het is een standaard taaklijst. Heb je een veel voorkomende klus (bijv. het uitwisselen van filterpakketten van een koeltoren of een andere vorm van repeterend onderhoud zoals een periodieke revisie van een pomp) dan is mijn advies om zoveel mogelijk gebruik te maken van een standaard taaklijst. Hierin zet je per taakregel alle activiteiten en benodigde materialen incl. verantwoordelijke werkplekken. Je denkt dus 1 keer heel goed na en schrijft dit goed op en vervolgens laat je SAP voor je werken. Je kunt deze standaard taaklijst namelijk telkens hergebruiken als de klus weer voorkomt. Je maakt dan simpelweg een nieuwe order en koppelt hieraan de standaard taaklijst i.p.v. ‘het wiel telkens opnieuw uit te vinden’. Standaard taaklijsten kunnen ook bij het opstellen van PO erg goed helpen. Bijvoorbeeld voor een pompenserie waarop hetzelfde preventief onderhoud uitgevoerd moet worden. Hiervoor kun je dan 1 standaard taaklijst maken en deze vervolgens koppelen aan de verschillende PO posities in plaats van voor elke pomp een aparte taaklijst te maken.

Tip 2 Maak gebruik van revisiecodes

Revisiecodes zijn een uitstekend hulpmiddel voor werkorder management. Hiermee kun je werkorders groeperen die in een bepaalde tijdsperiode uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld een aankomende stilstand waarin je een aantal werkorders wilt uitvoeren. Door deze werkorders consequent aan een revisiecode te koppelen kun je met 1 druk op de knop de complete stilstand scope inzichtelijk maken.

Revisiecodes zijn naast stilstandmanagement ook nuttig voor daily work management. Je kunt bijvoorbeeld voor elke week een revisiecode aanmaken en daar vervolgens de orders aan koppelen die in die bewuste week uitgevoerd moeten worden. Hierdoor kan je heel eenvoudig vanuit SAP een weekplanning of wekenplanning genereren.

Tip 3 Gebruik transactie IP19 voor grafische termijn overzichten

Deze transactie is echt enorm handig voor maintenance & reliability engineers om te zien of je PO plannen logisch zijn opgezet en om een simulatie van preventief werk in de toekomst inzichtelijk te maken (en hoe het mogelijk ‘botst’ met andere geplande werkzaamheden).

In deze transactie kun je diverse selecties maken die vervolgens op een grafische manier goede inzichten geven in preventieve werkzaamheden in de toekomst.

Tip 4 Maak gebruik van varianten bij terugkerend werk

Het komt vaak voor dat er terugkerende werkzaamheden zijn in SAP. Denk bijvoorbeeld aan het genereren van een maandelijkse storing top 10 binnen een bepaalde fabriek, of het genereren van een dagelijks overzicht van het aantal nieuwe meldingen van de afgelopen 24/72 uur. Je kunt er dan voor kiezen om telkens dezelfde selectie criteria in te voeren, maar als je dit elke keer handmatig doet werkt dit fouten in de hand en het kost ook steeds onnodig veel tijd. Beter is het om voor die gevallen een zogenaamde variant aan te maken. Je voert dan eenmalig de selectie criteria in en slaat deze vervolgens op als variant. Je kunt er ook voor kiezen om hier vervolgens een beschermde variant van te maken. Het voordeel daarvan is dat anderen niets kunnen wijzigen aan de selectie criteria in jouw variant, maar deze wel kunnen gebruiken.

Als je wilt weten hoe je een variant kunt aanmaken staat op deze website een goede uitleg.

Tip 5 Gebruik de CTRL+Y sneltoets voor het kopiëren van gegevens

Iedereen kent waarschijnlijk wel de CTRL+C (kopiëren) en CTRL+V (plakken) sneltoetsen. Alleen in SAP werkt dit niet altijd even handig omdat de gegevens die je wilt kopiëren bijvoorbeeld in aparte invulvelden zijn onderverdeeld. Je kunt deze dan niet in 1 keer kopiëren en plakken. Hiervoor biedt de sneltoets CTRL+Y uitkomst. Er verschijnt na het indrukken een zogenaamde cross-hair. Hiermee kun je de gegevens die in meerdere invulvelden staat in 1 keer selecteren. Vervolgens kopieer je deze gegevens met behulp van CTRL+C en waar je ze nodig hebt kun je ze vervolgens plakken met behulp van CTRL+V.

In onderstaande korte video laat iemand het zien:

Tot slot

Dit is niet echt een functionaliteit tip maar meer een algemeen advies. SAP Plant Maintenance (PM) is de enige SAP module waarbij de meeste informatie wordt ingevoerd en verzameld door mensen die vaak niet dagelijks achter een computer zitten, maar ‘in de installatie’ aan het werk zijn. Dit vraagt ook een andere aanpak om ze SAP goed te leren gebruiken. Zorg daarom voor passende training en opleiding en eerstelijns begeleiding voor iedere gebruiker. Anders is het risico groot dat er bij de eindgebruikers een negatief beeld ontstaat van SAP of dat er telkens onnodig veel handelingen worden uitgevoerd.

Hiervoor heb ik zowel een online SAP PM cursus als een korte incompany SAP PM training ontwikkeld waarin ik alle nuttige tips & tricks laat zien in SAP PM om de basis echt goed onder de knie te krijgen. Neem gerust contact met mij op voor meer informatie.

Wil je verder lezen?