Waarom mensen niet van SAP PM houden

Tja…waarom is dat eigenlijk? Veel mensen die in aanraking komen met SAP PM vinden het een moeilijk en frustrerend programma.

Begrijpelijk. De user interface (GUI)  is ook niet bepaald gebruiksvriendelijk en intuïtief te noemen.

SAP PM is geen programma wat je ‘even uit de verpakking haalt’ waarna je er direct mee kunt werken. Het moet eerst goed worden ingericht naar de wensen en eisen van jouw organisatie. En een goede SAP gebruiker word je pas na voldoende training.

Daarnaast is het zo dat SAP PM een onderhoudsbeheersysteem is dat door technici gebruikt wordt. Technici zijn gewend aan het werken met fysiek gereedschap in plaats van met software en computers.

Daarom zal bijvoorbeeld een HR afdeling veel sneller en makkelijker kunnen werken met SAP, simpelweg omdat ze al gewend zijn om dagelijks met software te werken.

Gelukkig zijn er een hoop dingen die je zelf als onderhoudsorganisatie kunt doen om te zorgen dat gebruikers makkelijker met SAP PM kunnen werken.

In deze blog ga ik hier wat dieper op in en geef je de nodige tips.

Tip #1 – finetunen persoonlijke SAP omgeving

Gebruikers zijn vaak onwetend. Ze hebben simpelweg niet door dat hun eigen SAP omgeving niet optimaal is ingesteld.

Gevolg is dat ze bijvoorbeeld handmatig steeds dezelfde gegevens invoeren, terwijl je die ook eenmalig zou kunnen opslaan als voorkeursinstellingen / persoonlijke favorieten. Hetzelfde geldt voor het maken van handige varianten en layouts. Vaak levert ‘een uurtje finetunen van de eigen SAP omgeving’ enorme tijdswinst op. Minder kliks, minder repeterende handelingen, minder frustratie, oftewel minder tijd doorbrengen in SAP. Daar maak je de gemiddelde SAP gebruiker erg blij mee.

Zorg binnen jouw organisatie dat er iemand is die de omgeving van een nieuwe gebruiker kan finetunen, of leer mensen hoe ze dit zelf kunnen doen met behulp van goede werkinstructies / training.

Tip #2 – Laat alleen het absoluut noodzakelijke zien aan de gebruikers

Minder is heel vaak beter in SAP. Zorg dat de eindgebruiker alleen datgene ziet in SAP wat echt nodig is voor het werk. Verberg alle niet-relevante velden (dit zijn er vaak nogal wat!).

Tip #3 – Beperk het aantal uit te voeren handelingen in SAP door gebruikers

SAP PM heeft haast oneindige mogelijkheden. Mooi, maar ook zeker een valkuil. Om de mogelijkheden te benutten moet er vaak van alles worden ingevuld door gebruikers. Voordat je dit verplicht stelt en traint aan de mensen moet eerst duidelijk zijn waarom het moet worden ingevuld. D.w.z. als er een inspanning wordt gevraagd van gebruikers moet volledig duidelijk zijn wat het oplevert d.w.z. welk waarde voegt het toe in het proces. Beperk het aantal handelingen in SAP tot het absolute minimum, zorg dat het alleen die handelingen zijn die waarde toevoegen en strikt noodzakelijk zijn om een werkproces goed te laten verlopen. De eindgebruikers zullen je dankbaar zijn!

Tip #4 – Nooit meer je SAP username en wachtwoord invoeren met SAP single sign on

Niet alle gebruikers zijn even handig in het onthouden van wachtwoorden is mijn ervaring 🙂

“wat was mijn wachtwoord ook alweer”

Met Single Sign-on los je dit probleem op. Een eindgebruiker hoeft niet meer apart in te loggen in SAP. Je logt ’s ochtends eenmalig in op jouw PC en op de achtergrond wordt daarmee ook de toegang ontgrendelt tot bijv. SAP en andere applicaties.

De voordelen van single sign-on zijn:

• Je hoeft als gebruikers nooit meer jouw SAP username en wachtwoord in te voeren en te onthouden
• Eenvoud voor de eindgebruiker
• De eindgebruiker is productiever
• Biedt de mogelijkheid om de enige overgebleven aanmeldprocedure te verscherpen en het netwerk veiliger te maken.
• Het aantal wachtwoordopvragingen of -resets zal afnemen

Vaak wordt single sign-on binnen organisaties gecombineerd met authenticatie-management. Daarmee wordt het loginproces verder vereenvoudigd door bijvoorbeeld gebruik te maken van een gebruikerspas en pincode bij het inloggen.

Vraag jouw SAP IT partner naar de mogelijkheden om dit binnen jouw organisatie te realiseren.

Tip #5 – Zorg dat er een SAP PM key user is binnen de organisatie

Bij wie kan een SAP eindgebruiker binnen jouw organisatie terecht? Op een laagdrempelige manier welteverstaan (ik bedoel hiermee dus geen IT helpdesk ergens in een ver land…). Heb je daar al iemand voor? Geen SAP key user benoemen, is vragen om problemen. Als gebruikers weten waar ze met hun vragen terecht kunnen en snel geholpen worden heeft dat een grote impact op de verbetering van werkprocessen en acceptatie van SAP PM.

Tip #6 – Zorg voor een goed beschreven werkstroom proces, adequate training en werkinstructies

Een goed beschreven werkstroom proces is de basis van elke succesvolle onderhoudsorganisatie. SAP dient vervolgens zo ingericht te worden dat de werkstroom optimaal wordt ondersteund, maar daarvoor moet je dus wel eerst het werkstroom proces tot in detail beschrijven. Hier horen ook werkinstructies bij voor elke handeling die in SAP moet worden uitgevoerd. Als laatste dienen eindgebruikers voldoende getraind te worden zodat ze goed begrijpen wat hun rol is en wat er van ze verwacht wordt. Laat ze ook zeker oefeningen maken voor het deel ‘wat zij moeten beheersen’ in SAP zodat je kunt toetsen of  werkinstructies voldoende duidelijk zijn en of het getrainde goed is overgekomen. Dit vraagt de nodige inspanning maar is een investering die zichzelf snel terugverdient.

Tip #7 – leg de belangrijkste werkstroom afspraken vast in ‘gouden regels’

Deze tip pas ik vrijwel altijd toe, omdat het in de praktijk zo goed werkt! Een werkstroom proces beschrijven is vaak een hele klus en levert een document op met vele pagina’s. Dat schrikt af en de meeste mensen gaan dat ‘niet voor hun lol’ lezen. Haal daarom de essentie eruit en leg de belangrijkste werkstroom afspraken vast in ‘gouden regels’. Achterliggende gedachte is dat als iedereen zich aan deze ‘gouden regels’ houdt het werkstroom proces voor zeker 95% goed verloopt. Gebruikers vinden het ook makkelijk om een A4 te hebben  als naslagwerk met daarop de belangrijkste afspraken. Waar moet je dan aan denken qua regels?

Bijvoorbeeld (fictieve voorbeelden):

1. Gebruik voor het maken van een storingsmelding in SAP altijd meldingsoort M2
2. Zet de werkorder in status X zodra de werkvoorbereiding gereed is
3. Gebruik status WOIP als de werkorder niet door kon gaan en herpland moet worden

Tip #8 – zorg dat PO orders niet te vroeg in het systeem komen

Het heeft geen zin om PO orders maanden van tevoren af te roepen, als de daadwerkelijke werkvoorbereiding en planning pas enkele weken van tevoren wordt gedaan.  Gebruikers zitten hierdoor maandenlang onnodig naar een lange lijst openstaande PO orders kijken. Zorg er daarom voor dat PO orders pas in het systeem komen als dat echt nodig is, rekening houdend met de benodigde voorbereidingstijd en planning. In een andere blog die je hier kan lezen ontdek je hoe je dit instelt in het PO plan.

Tip #9 – gebruik PowerBI voor snel inzicht en om resultaten zichtbaar te maken

PowerBI is een hele krachtige tool om snel dashboards mee te bouwen die direct inzicht geven in de performance van jouw onderhoudsorganisatie.

Gebruikers kunnen hiermee realtime de resultaten van hun handelingen zien in SAP op een visueel aantrekkelijke manier.

Hang een monitor op een centrale plek met daarop de belangrijkste informatie gepresenteerd in een overzichtelijk dashboard. Dan worden mensen geprikkeld om in SAP zaken bij te werken omdat ze vrijwel direct het resultaat van hun handelingen terugzien in het dashboard.

Tot slot

Zoals je hebt kunnen lezen zijn er een hoop dingen die je als onderhoudsorganisatie kunt doen om ervoor te zorgen dat gebruikers makkelijker met SAP PM kunnen werken! Heb je zelf nog goede tips? Laat het me weten in een reactie onder deze blog!

Kun je hulp gebruiken binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met me op.