Gebruik uw CMMS effectiever met deze praktische aanbevelingen

Moderne bedrijven met kapitaalintensieve assets kunnen in de praktijk niet zonder een goed CMMS oftewel een Computerized Maintenance Management System. Er zijn vele systemen beschikbaar op de markt. De bekendere zijn o.a. Ultimo, IBM Maximo, SAP, en Avantis.

Elk systeem heeft weer zijn eigen mogelijk- en onmogelijkheden en is vaak uitbreidbaar met diverse modules.

Deze blog gaat niet zozeer over de aanschaf van een dergelijk systeem maar meer over de goede inrichting en het effectieve gebruik ervan. Wanneer u eenmaal heeft besloten om een bepaald CMMS aan te schaffen koopt u in feite een standaard software oplossing. De inrichting moet nog plaatsvinden en is uiteraard bedrijfsafhankelijk en dus maatwerk.

Wat voor bedrijf u ook heeft, een goede inrichting is  van cruciaal belang voor het succes van uw nieuwe systeem. Onderhoudsgoeroe Tim Zaal gaf ooit tijdens een college als tip “eerst structureren en dan automatiseren” en sloeg daarmee de spijker op zijn kop.

Als potentiele nieuwe eigenaar van een CMMS is het namelijk belangrijk om eerst goed voor ogen te hebben wat u precies met het systeem wilt (eisen en wensen) en hoe het ingericht dient te worden. Welke functies moet het systeem straks precies kunnen vervullen? Als dat duidelijk is kunt u daar een passend systeem bij zoeken die deze functies biedt.

U zou het kunnen vergelijken met de aanschaf van een nieuw huis of auto. U zult waarschijnlijk ook eerst uw eisen en wensen inventariseren voordat u overgaat tot marktverkenning en aanschaf.

U plukt de vruchten van een grondige voorbereiding en veel denkwerk aan het begin doordat de daadwerkelijke aanschaf en inrichting in een later stadium veel soepeler verloopt.

Nadat er eenmaal een systeem is uitgekozen en aangeschaft dient deze nog te worden ingericht. Dit wordt vaak begeleid door het softwarebedrijf maar u zult zelf wel een duidelijke visie moeten hebben om impact en richting te kunnen geven aan de implementatie.

Stel u heeft SAP Plant Maintenance gekocht en u wilt dit goed implementeren in uw organisatie, dan zijn er diverse boeken die hierbij kunnen helpen. Deze bevatten de best practices. Een goed boek wat ik kan aanraden is bijvoorbeeld Configuring SAP Plant Maintenance. Het is hier te koop.

Een van de eerste stappen is altijd de asset breakdown structure in het nieuwe CMMS aan te brengen. Zoals het woord al zegt is het een breakdown oftewel opdeling. Deze begint altijd op het hoogste niveau met de vestiging of locaties die beheerd moeten worden, en daalt vanaf daar af tot het laagste niveau in de structuur. Hoe lager men komt hoe meer uitdagingen is mijn ervaring. De hoogste niveaus gaan vaak redelijk intuïtief. De lagere niveaus vragen om meer nadenkwerk. Een belangrijke vraag is ‘waar stoppen we’. Hebben wij als bedrijf een detail tot op het laatste onderdeel nodig of kunnen we op een hoger niveau stoppen.

Het allerbelangrijkste is dat de structuur intuïtief werkt en logisch is van opzet. En dat het juiste niveau van diepgang wordt gevonden wat past bij uw organisatie. Dit is ook van belang met het oog op de toekomst aangezien een CMMS ook inhoudelijk om onderhoud en beheer vraagt. Meer detail erin vergt straks ook meer onderhoud en beheer.

Voor het opstellen van een goed werkbare structuur kan een brainstorm aanpak met meerdere gebruikers goed werken. Een team bestaande uit een maintenance engineer, operator, procestechnoloog, supervisor en monteur is vaak snel in staat om een eerste goed werkende structuur neer te zetten. Hierdoor ontstaat ook gelijk draagvlak voor de nieuwe structuur.

Een CMMS biedt uiteraard veel meer mogelijkheden naast een goede structuur presentatie. Denk aan het opnemen van asset specifieke informatie zoals relevante wet en regelgeving. Als dit goed en consequent wordt ingevuld draait u vervolgens binnen mum van tijd een betrouwbare lijst van bijvoorbeeld uw tankenpark en de wet en regelgeving die daarbij hoort. En zijn de losse excel lijsten verleden tijd.

Bij het vastleggen en beheren van asset gerelateerde informatie zijn er m.i. wel een aantal gouden regels.

1. Doe het op 1 plek
2. Doe het consequent en overal op dezelfde wijze
3. Zorg voor eigenaarschap en duidelijke verantwoordelijkheden voor het beheer van de asset gerelateerde informatie

Denk hierbij vooral vanuit de gebruikers. Als eindgebruiker is het enorm frustrerend en demotiverend om dubbele informatie te vinden die elkaar mogelijk tegenspreekt. Of bij de ene asset wel de noodzakelijke informatie te vinden en bij de andere niet. Of nog erger onjuiste informatie waardoor de gebruiker op het verkeerde been wordt gezet.

Deze blog wil ik graag afsluiten met iets wat mij van het hart moet. Wat mij namelijk vooral heeft verbaasd de afgelopen jaren is het dagelijkse gebruik van een CMMS binnen diverse bedrijven en de introductie ervan bij nieuwe medewerkers. Mogelijk is het binnen uw bedrijf wel goed geregeld maar vaak is er geen standaard training beschikbaar. De nieuwe medewerker krijgt een of meerdere instructielessen van een directe collega. De ene collega is echter weer handiger dan de andere en die andere kent dan weer net dat handige trucje dat zoveel tijd scheelt etc. U voelt het al aankomen waarom niet wat meer (veel meer!) tijd en aandacht hieraan besteden?

Ik zie dit persoonlijk als een van de waardevolste manieren om het optimaal gebruik van uw CMMS te stimuleren en daarmee uw onderhoudsorganisatie beter te laten functioneren. Het CMMS is het middel waarmee uw belangrijkste bedrijfsprocessen worden bestuurd.

Ik trek graag de parallel met de auto, voordat ik daar in mocht rijden heb ik eerst met bloed, zweet en tranen flink wat lessen moeten volgen. Vervolgens theorie en praktijk examen gedaan. Pas daarna mocht ik ook daadwerkelijk voorzichtig de weg op. Als u uw CMMS ziet als deze auto, is het eigenlijk niet meer dan logisch dat pas na een aantal lessen incl. ‘examen’ er gestuurd mag gaan worden. Neem het op in uw opleidingsmatrix. Uw nieuwe en bestaande medewerkers zullen u dankbaar zijn!

Meer leren over SAP PM? Volg de online cursus met alle tips & tricks en basisfunctionaliteiten!