Hoe een standaard mappenstructuur helpt bij Root Cause Failure Analysis (RCFA)

Ik vind het altijd erg leuk om klanten te helpen bij het structureel oplossen van terugkerende storingen op kritische assets. In het Engels wordt dit ook wel Root Cause Failure Analysis (RCFA) genoemd. In feite biedt elke storing de mogelijkheid om ervan te leren.

Een goede storingsanalyse is een mooie combinatie van theorie en praktijk. Het geeft me persoonlijk altijd veel energie om in een industriële omgeving met een klein team de slogan “fix it forever, stop forever fixing it” in de praktijk te brengen.

Bij het structureel oplossen van storingen heb ik dan vaak de rol van facilitator en ‘kartrekker’. In de loop der jaren heb ik een redelijk standaard aanpak ontwikkelt die zich in de praktijk heeft bewezen en al veel succes heeft opgeleverd bij klanten. In deze blog beschrijf ik een van mijn eerste stappen, namelijk het aanmaken van een standaard mappenstructuur. Hierin wordt alle informatie opgeslagen die met de storing en het oplossen ervan te maken heeft.

Ik neem als fictief voorbeeld een koelgas compressor die steeds gas lekt over de asafdichting. Deze terugkerende storing zorgt telkens voor gas overlast in de omgeving en een potentieel levensgevaarlijke situatie. Het management wil dat dit probleem structureel wordt opgelost en heeft een team hiervoor de opdracht gegeven.

Stel, ik zou de facilitator zijn binnen dit team, dan begin ik altijd met het aanmaken van een goede dossiermap. Deze dossiermap geef ik een standaardtitel namelijk : het tagnummer, de naam van de asset, een korte omschrijving v/d terugkerende storing. P1441 Koelgascompressor glandlekkage zou het in dit geval kunnen zijn.

Vervolgens ga ik deze dossiermap verder aanvullen met informatie. Hierbij hanteer ik een aantal standaard hoofdmappen waarvan ik de inhoud hieronder kort zal toelichten. Ik heb in de praktijk gemerkt dat een goede mappenstructuur enorm helpt bij het oplossen van terugkerende storingen. Het heeft tevens als voordeel dat je informatie gemakkelijk kunt delen met teamleden en het project eenvoudig kunt overdragen aan iemand anders mocht dat nodig zijn. Daarom wil ik mijn standaard mappenstructuur in deze blog graag met jou delen.

01. Afbeeldingen en video

Dit is de eerste map van mijn dossier. Ik ga altijd ter plaatse kijken bij de asset die problemen geeft en maak daar dan foto’s van en soms een video. Deze sla ik allemaal op in deze eerste map. Ook eventuele foto’s van leveranciers en fabrikanten komen hierin. Als het nodig is maak ik submapjes aan in deze map voorzien van een logische benaming (bijv. 0190810 Fabrieksbezoek Leverancier X).

02. Procesbeschrijving (P&ID’s, PFD’s)

Hierin komt de procesbeschrijving van het systeem waar de koelgascompressor een onderdeel van is. Ook P&ID’s en Proces Flow Diagrams komen in deze map (indien beschikbaar).

03. Vendor documentatie

In de map vendor documentatie komt alle documentatie van de fabrikanten en leveranciers. Meestal maak ik in deze map nog diverse submapjes aan zoals de gebruikershandleiding van de koelgascompressor, montagevoorschriften etc.

04. RCFA-A3 eventmap

In deze map komt de A3 eventmap en probleemanalyse. Voor vervallen versies maak ik in deze map een submap met de naam archief aan.

Heb je het praktijkboek voor de startende maintenance engineer al gelezen?

05. Projectcharter & planning

Het projectcharter vormt een belangrijk document binnen elke RCFA. Hierin staat in ieder geval de naam v/d probleem eigenaar, de facilitator en de inhoudelijke experts die betrokken zijn bij het structureel oplossen van de terugkerende storing. Ook het probleem staat hierin beschreven en de verwachte opbrengsten van het Root Cause Failure Analysis project. Het projectcharter bestaat uit 1 A4 en maak ik altijd aan het begin en laat ik goedkeuren door het management. Het projectcharter stel ik op in een gezamenlijke sessie met alle betrokkenen. Dit zorgt voor buy-in, scheelt veel mailverkeer en is het meest efficiënt heb ik gemerkt. Er kan in deze sessie ook gestart worden met het maken van een globale planning met de te doorlopen processtappen. Ook deze planning komt in deze map.

06. Inkoop

Na een uitgebreide analysefase komen er vaak acties uit die daadwerkelijk geïmplementeerd moeten gaan worden. Deze kosten vaak geld en dat loopt bij de meeste organisaties via inkoop. Alles rondom inkoop sla ik op in deze map. Meestal maak ik hier ook diverse submapjes aan zoals Offertes.

07. Emails

Belangrijke emailcorrespondentie moet worden opgeslagen t.b.v. archivering en raadpleging op een later moment.  Ik sleep ze daarom meestal eens in de zoveel tijd vanuit Outlook in deze map en vraag aan teamleden om dit ook te doen.

08. A&BL

In deze map staat de centrale actie- en besluitenlijst. Hierin houd ik in een eenvoudige Excelfile alle acties bij incl. actiehouders en plandatum gereed. Ook genomen besluiten houd ik in deze map nauwkeurig bij.

 09. Overleggen

Alles wat met overleggen te maken heeft rondom de RCFA sla ik op in deze map. Ik maak hier altijd diverse submapjes in aan waaronder notulen, agenda’s.

10. Analyse

Een kenmerk van een goede RCFA is dat het over feiten gaat en niet op aannames is gebaseerd. Om feiten te verzamelen is analyse noodzakelijk. Denk aan SAP dumps, onderhoudsrapporten uit het verleden, proces/ SCADA data, etc. Deze informatie komt in deze map en afhankelijk van het project maak ik vaak nog diverse submapjes aan.

11. Presentaties

Presentaties (bijv. dat uitgewerkte verbeter voorstel om aan het management te presenteren) sla ik op onder deze map.

12. Evaluatie

Als de juiste acties zijn geïmplementeerd keert de storing niet meer terug of in ieder geval veel minder vaak dan voorheen. Er is dan weer een acceptabele situatie ontstaan. Uiteraard wil je dit succes met elkaar vieren en het is tevens belangrijk om het afgeronde project goed te evalueren. Alles rondom de evaluatie van het storing reductie project sla ik op in deze map.

Onderstaand een screenshot van de opbouw van deze standaard dossiermap.

Tot slot

Ik geloof dat een duidelijke digitale mappenstructuur een belangrijke bijdrage levert aan een succesvolle RCFA. Het zorgt ervoor dat je veel meer gedaan krijgt met elkaar. Door het aanbrengen van een duidelijke structuur is informatie ook goed overdraagbaar aan anderen mocht dat nodig zijn.

Heb je zelf nog tips of aanvullingen op deze blog? Laat het me hieronder weten in een reactie! Vond je het een goede blog? Leuk als je de blog dan wilt delen via de social share buttons hieronder!

Hulp nodig?

Elke storing biedt de mogelijkheid om ervan te leren. Een goed uitgevoerde storingsanalyse kan veel geld opleveren. Het doorbreekt soms een jarenlang patroon van herhaling als de juiste acties worden geïmplementeerd. Daar ben ik in de loop der jaren van overtuigd geraakt.

Toch komt het er in de praktijk vaak niet van. Het project stopt bijvoorbeeld in de analysefase en de daadwerkelijke acties die herhaling moeten voorkomen worden niet geïmplementeerd.

Is dit ook bij jouw organisatie het geval en kun je dus wel wat hulp gebruiken bij het structureel oplossen van storingen? Iemand die zorgt voor de noodzakelijke focus en gaat voor een goed tastbaar eindresultaat? Neem dan zeker even contact met me op.

Justien

PS. Startende maintenance engineer?

Ben jij een startende maintenance engineer? Lees dan ook zeker eens mijn boek! Hierin deel ik o.a. tips en tricks die ik zelf graag had willen ontvangen toen ik aan het begin van mijn carrière stond.