SAP PM tips & tricks: Hoe ga je om met uit bedrijf genomen of gesloopte assets in SAP PM

Een betrouwbare functieplaats structuur is toch wel een van de belangrijkste randvoorwaarden voor een goed werkende onderhoudsorganisatie.

In de praktijk kom ik vaak tegen dat assets uit bedrijf zijn genomen of zelfs helemaal verwijderd zijn uit een fabriek, maar nog wel in de SAP functieplaats structuur staan als actieve assets.

Dit kan allerlei problemen veroorzaken. Een van de typische problemen is dat er bijvoorbeeld nog PO taken aan zijn toegewezen. Als het Management of Change (MOC) proces niet goed werkt, weet bijvoorbeeld de onderhoudsplanner niet dat in werkelijkheid de asset uit bedrijf is genomen of zelfs helemaal verwijderd is uit de fabriek. De afgeroepen PO taken worden daardoor  ingepland terwijl dit niet nodig is. Als er geen goed proces is duurt het daarnaast vaak lang voordat PO plannen worden ge-update met als gevolg dat er langere tijd ‘nutteloze’ werkorders worden afgeroepen.

Een fictief rekenvoorbeeld: stel dat de functieplaats structuur bestaat uit 45000 assets en 2% van deze assets is in werkelijkheid verwijderd of uit bedrijf genomen. Dat zijn 900 assets. Als aan deze assets slechts 2 PO taken zijn toegewezen hebben we al 1800 nutteloze PO orders in het systeem. Iemand is daar dan weer kostbare tijd aan kwijt om deze orders  administratief af te handelen, terwijl dit op geen enkele manier bijdraagt aan het verbeteren van de betrouwbaarheid van de fabriek.

Dit fictieve rekenvoorbeeld laat zien waarom het zo belangrijk is om de asset functieplaats structuur periodiek te valideren en up to date te houden.

Hoe ga je om met uit bedrijf genomen of gesloopte assets in SAP PM?

Stel je gaat in SAP hiermee aan de slag en je wilt een oude functieplaats verwijderen, dan bestaat er in SAP niet zoiets als ‘de prullenbak’. Toch wil je de functieplaatsen uit de actieve structuur gaan verwijderen. Mijn tip is om een aparte functieplaats aan te maken met als titel Oude Functieplaatsen en alle functieplaatsen die niet meer in gebruik zijn daar vervolgens onder te ‘hangen’.  Uiteraard ook direct controleren of er nog actieve PO plannen aanwezig zijn en deze vervolgens de-activeren, een verwijdermarkering meegeven en de PO positie als referentie object ook deze oude functieplaats meegeven. Op die manier blijft het CMMS zo schoon mogelijk en up to date.

(mocht jij overigens een andere goede werkwijze hiervoor hebben, leuk als je me het laat weten in een reactie hieronder of via de mail!).

Tot slot

Werk jij in een omgeving waar de asset hierarchie in het CMMS incompleet is en out-dated, dan is de kans groot dat het lastig wordt om tijd te vinden om dit grondig aan te pakken. Je zult er echt tijd voor moeten gaan maken. Een projectmatige aanpak werkt hierbij het beste. Mijn advies zou zijn om enkele voorbeelden uit te werken, zoals ik hierboven ook heb gedaan. Tevens een Plan van Aanpak te maken waarbij je de fabriek opdeelt in behapbare secties en prioriteert welke secties als eerste aangepakt dienen te worden.

Deze voorbeelden en het plan van aanpak gebruik je vervolgens om aan het management aan te tonen waarom het belangrijk is om resources vrij te maken voor het valideren en optimaliseren van de functieplaats structuur. Het geld en de tijd die dit op lange termijn gaat besparen rechtvaardigt mijns inziens zeker de initiële investering die hiervoor nodig is.

Vond je dit interessant?

Heb je nog SAP gerelateerde vragen? Neem gerust contact met me op, ik help je graag!

Wil je verder lezen over SAP PM?