Wat een goed gedocumenteerde onderhoudshistorie oplevert incl. prive voorbeeld

In deze blog ga ik aan de hand van een prive voorbeeld uitleggen wat een goed gedocumenteerde onderhoudshistorie oplevert.

Wat was er aan de hand?

Mijn vriendin heeft een ford fiesta uit 2005. Hebben we enige tijd terug gekocht. De auto zag er nog goed uit en had een redelijk goed ingevuld onderhoudsboekje. Toch knaagde er iets. Ik kon in eerste instantie namelijk niet goed achterhalen wanneer de distributieriem voor het laatst was vervangen.

Dit is vrij essentieel onderhoud. Als het niet op tijd gebeurt is de kans groot dat de riem vroeg of laat een keer breekt. De motor loopt dan vaak onherstelbare schade op. Dat wilde ik natuurlijk voorkomen en uiteraard ook dat mijn vriendin hierdoor onderweg zou stranden. Het is ook slecht te verkopen dat je verzuimd hebt om noodzakelijk onderhoud uit te voeren, als je zelf notabene in het onderhoud werkt, dat is natuurlijk mijn eer te na 🙂

Bij deze fiesta moet dit onderhoud om de 160.000 km of 8 jaar plaatsvinden conform opgave van Ford. De auto had weliswaar nog lang geen 160.000 km gelopen, maar was wel uit 2005 en ik kon dus geen enkel bewijs terugvinden dat het ooit eerder was uitgevoerd.

Ik stond daarom al op het punt om een paar honderd euro uit te geven om de riem voor de zekerheid preventief te laten vervangen, toen ik voor de zekerheid het handschoenenvak controleerde. En wat vond ik daar? Onderstaande factuur uit 2017 met daarop de aantekening dat in 2015 de distributieriemset was vervangen. Yes!

Voor de zekerheid heb ik daarna nog de betreffende garage opgebeld en die kon dit gelukkig bevestigen.

Wat leverde me de (in dit geval overigens niet zo goed) gedocumenteerde onderhoudshistorie op?

Peace of mind / zekerheid

Ik kon weer opgelucht ademhalen en mijn vriendin zorgeloos rijden, nu ik als ‘asset owner’ wist dat dit belangrijke onderhoud daadwerkelijk recent was uitgevoerd. Het geeft natuurlijk geen 100% garantie, maar het gaf me wel de nodige ‘peace of mind’.

Kostenbesparing

Dit voorbeeld laat goed zien dat een goed gedocumenteerde onderhoudshistorie ook daadwerkelijk geld oplevert. Zonder bewijs had ik dit onderhoud namelijk ‘voor de zekerheid’ laten uitvoeren. Dit ene document zorgde daarmee voor een directe kostenbesparing van enkele honderden euro’s.

Een meerwaarde bij een toekomstige verkoop van ‘deze asset’

Een goed gedocumenteerde onderhoudshistorie levert altijd toegevoegde waarde bij een eventuele verkoop van ‘de asset’.

Ga zelf maar na, als potentiële koper hecht je waarschijnlijk waarde aan een goed gedocumenteerde onderhoudshistorie. Wanneer ik zou besluiten om deze auto in de toekomst te verkopen kan ik schriftelijk aantonen wanneer de distributie voor het laatst is vervangen. De meeste potentiële kopers zullen hiernaar vragen en waarschijnlijk net wat sneller de knoop doorhakken als de volledige onderhoudshistorie goed gedocumenteerd is.

Waardevolle input voor analyse-, budget- en optimalisatie doeleinden

In dit geval was het niet nodig, maar in geval van problemen wil je eigenlijk altijd de onderhoudshistorie van een asset snel kunnen raadplegen. Ook kan de onderhoudshistorie dienen als input voor toekomstige verwachte onderhoudskosten (bijv. in het geval van de distributie is bekend wanneer dit weer uitgevoerd moet worden en ook wat het ongeveer zal gaan kosten op basis van de laatste factuur). Een nauwkeurig gedocumenteerde onderhoudshistorie kan ook dienen voor het optimaliseren van de onderhoudsstrategie. Het geeft bijvoorbeeld een goed inzicht in hoelang onderdelen meegaan. En het komt ook goed van pas bij het opnieuw bestellen van onderdelen.

Samenvattend

Onderhoud en administratie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De meeste techneuten lopen helaas niet bepaald warm voor de administratie is mijn ervaring. Het is minder zichtbaar werk als het fysieke sleutelen en secuur administreren moet ook een beetje bij je passen.  Toch is het erg belangrijk, aangezien het veel oplevert en ook omdat  aantoonbaarheid / compliance een steeds belangrijke rol speelt. Handhaving wil bijvoorbeeld vrijwel altijd bewijs zien dat wettelijke keuringen tijdig zijn uitgevoerd . Ook voor het nemen van onderbouwde beslissingen is een goed gedocumenteerde onderhoudshistorie noodzakelijk.

Is het administratieve deel binnen jouw onderhoudsorganisatie voor verbetering vatbaar? Maak er dan eens een thema van.  Neem de tijd om de techneuten zo goed mogelijk uit te leggen waarom bepaalde zaken geadministreerd dienen te worden. Benadruk ook vooral wat er vervolgens met deze informatie wordt gedaan. Laat ze ook zelf meedenken in het bedenken van oplossingen om dit proces te verbeteren. Dit heeft zeker meerwaarde en je creëert hiermee ook het noodzakelijke draagvlak waardoor de kans op succes groter wordt.

Streef ernaar om alleen het absoluut noodzakelijke vast te leggen en het administratieve proces verder zo gemakkelijk mogelijk te maken. Grote kans dat het dan ook eerder gebeurt! Wat vaak helpt is om het daadwerkelijke opslaan en archiveren van de onderhoudsdocumentatie onder te brengen bij een aparte functionaris die niet belast is met dagelijkse storingen en andere ‘operationele rompslomp’. Diegene kan zich dan volledig richten op zijn taak, zonder afgeleid te worden door de hectiek van de dagelijkse operatie. De techneuten leveren de documenten aan en de verdere verwerking conform overeengekomen standaarden ligt bij de aparte functionaris.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het verbeteren van dit belangrijke onderdeel binnen de onderhoud werkstroom? Bijvoorbeeld bij de implementatie van verbeteringen en het trainen van jouw medewerkers in de nieuwe geoptimaliseerde werkwijze? Neem dan gerust contact met me op.