Twee tips om onderhoudskosten te verlagen

We zitten alweer in de tweede maand van het nieuwe jaar. Veel onderhoudsorganisaties hebben waarschijnlijk teruggekeken op het afgelopen jaar en plannen gemaakt voor het nieuwe jaar. Een moment van bezinning. Praten met elkaar over wat er goed en minder goed ging en samen de balans opmaken. Daarbij wordt er vaak ook gekeken of het onderhoudsbudget toereikend was.

Was het onderhoudsbudget niet toereikend in 2019 en wil je dit in 2020 proberen te voorkomen? In deze blog staan twee tips waarmee je in staat bent om onderhoudskosten te verlagen.

Tip 1: reduceer de behoefte aan kostbaar onderhoud

Dit is een van mijn persoonlijke favorieten. Zorg ervoor dat het ‘basis’ onderhoud elke dag goed op orde is. D.w.z. smeer op tijd, reinig op tijd, inspecteer, lijn alles goed uit, repareer kleine lekkages direct en creëer eigenaarschap bij operators zodat het eerstelijns onderhoud grondig wordt uitgevoerd en er elke dag zorgvuldig met de assets wordt om gegaan.

Voor het bovenstaande zijn vele afkortingen bedacht zoals eerstelijns onderhoud, autonoom onderhoud, CILT (wat staat voor Cleaning, Inspection, Lubrication, Tightening). Waar het op neer komt, is dat goed uitgevoerd eerstelijns onderhoud voorkomt dat er kostbaarder onderhoud nodig is op de langere termijn. Dit klinkt simpel en voor de hand liggend, maar om dit duurzaam voor elkaar te krijgen blijkt toch vaak lastig. Consistentie hierin krijgen is enorm belangrijk.

Door hier dagelijks veel aandacht aan te besteden zul je op termijn significant gaan besparen. Een goed gesmeerd lager / ketting / etc (er zijn natuurlijk talloze voorbeelden te bedenken) blijft gewoon veel langer goed functioneren dan een verwaarloosde asset. Door direct adequaat te reageren op kleine afwijkingen voorkom je veel erger.

Stel, er lekt iets en dit wordt snel verholpen (bij eerstvolgende gelegenheid) dan voorkom je daarmee kostbare gevolgschade op onderliggende delen. Met name houding en gedrag binnen een organisatie speelt hierbij een belangrijke rol. Want waarom is er bij sommige organisaties bijvoorbeeld nooit tijd om een asset nauwkeurig uit te lijnen na een revisie, maar er is wel altijd tijd om een storing als gevolg van slechte uitlijning te verhelpen? Dat heeft vaak te maken met cultuur en vraagt dus om een cultuurverandering. De juiste mindset (ik noem het ‘een reliability cultuur’) en dagelijkse toewijding van zowel onderhoudsteams als productie betaalt zich uiteindelijk terug in een veiligere werkomgeving, lagere onderhoudskosten en minder storingen. Daar ben ik in ieder geval van overtuigd.

Heb je het praktijkboek voor de startende maintenance engineer al gelezen?

Tip 2: het onderhoud zo goed mogelijk uitvoeren

Het noodzakelijke onderhoud zo goed mogelijk uitvoeren (‘first time right’) kan daarnaast ook een flinke besparing opleveren is mijn ervaring.

Met name in de voorbereiding kan vaak nog veel gewonnen worden. Bij een goede voorbereiding verloopt de uitvoering van de klussen zelf veel ‘smoother’ en ‘in een keer goed’. Ik geloof echt dat daar nog enorm veel in te winnen valt. Ik moet daarbij altijd denken aan de 7 P’s (wat oorspronkelijk door het Britse leger bedacht is). Het staat voor Proper Preparation and Planning Prevents Pisspoor Performance (en zo zijn er nog wat andere vertalingen die ongeveer op hetzelfde neerkomen).

Kijk maar eens naar deze monteurs van de MotoGP, die laten niets aan het toeval over, om problemen tijdens de race te voorkomen.

De kracht van visualisatie & verificatie

Wat enorm kan helpen in de voorbereiding is goede communicatie en visualisatie. Zoals een topsporter nog voordat hij start de volledige race al heeft gevisualiseerd en zich op die manier optimaal voorbereidt, zou je dit ook kunnen doen tijdens de voorbereiding van kritische onderhoudsklussen. Tijdens de voorbereiding kun je in gedachten de volledige uitvoering al met elkaar visualiseren  van begin tot eind. Hiermee kunnen mogelijke problemen vooraf worden onderkend en daar kan dan adequate actie op worden ondernomen.

Als je hier de tijd voor neemt dan zorgt het ervoor dat de daadwerkelijke uitvoering veel beter verloopt. Door met elkaar te visualiseren raadpleeg je je intuïtie. Je haalt de toekomst als het ware naar het hier en nu. Dat klinkt misschien wat zweverig, maar dat is het zeker niet. Je kunt dit heel praktisch en concreet maken met elkaar door een bepaalde kritische klus te visualiseren. Gebruik bijvoorbeeld post-its en plak alle stappen op een groot vel papier inclusief mogelijke problemen die kunnen ontstaan. Maak het heel concreet met elkaar en benoem duidelijke acties inclusief actiehouders op geïdentificeerde mogelijke problemen. Probeer daarbij aannames zoveel mogelijk te vermijden (‘aannames in de voorbereiding geven vaak grote problemen tijdens de uitvoering is mijn ervaring’). Voorbeelden van aannames zijn bijvoorbeeld; “Die lagers hebben we vast nog wel liggen” of “ik ga ervan uit dat die tandwielkast afgevuld is met olie”. Als de lagers kritisch zijn voor de klus, dan wil je gewoon zeker weten dat ze voorradig zijn zodat je niet misgrijpt. Zorg dan dat er een actie incl. actiehouder wordt gedefinieerd om daadwerkelijk te controleren of de lagers voorradig zijn. Bij de andere aanname kun je je afvragen wat er misgaat als tijdens de uitvoering of na inbedrijfstelling blijkt dat de tandwielkast toch geen olie bevat? Neem geen genoegen met aannames, maar zorg bij kritische klussen steeds voor een verificatie.

Tot slot

Dit zijn uiteraard slechts twee tips om onderhoudskosten te verlagen. Probeer ze maar eens goed in de praktijk te brengen met elkaar, ik weet zeker dat het veel onnodige onderhoudskosten kan uitsparen.

Justien

Volg mij ook op LinkedIn, Instagram en schrijf je gratis in op mijn website om nooit meer een nieuwe blog te missen.