Tips voor het bepalen van de juiste uitvoeringsvolgorde van projecten

Bij de instandhouding en optimalisatie van installaties krijgt elk bedrijf naast regulier onderhoud ook met grotere investeringen te maken. Deze worden vaak projectmatig aangepakt. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld de verplichte uitfasering van het R22 koudemiddel wat bij veel organisaties projectmatig is aangepakt.

Gezien het omvangrijke projecten portfolio bij de meeste bedrijven draait het bij projecten om het vinden van de juiste uitvoeringsvolgorde. Resources zijn beperkt en het budget kan maar 1 keer uitgegeven worden dus is het belangrijk om dit goed doordacht te doen.

Vanuit mijn praktijkervaring heb ik gezien dat er een aantal hulpmiddelen zijn die goed kunnen helpen bij het prioriteren van projecten. Deze heb ik hieronder beschreven in de vorm van tips.

Tip 1 zet alle projecten in 1 centraal overzicht

Voordat überhaupt gesproken kan worden over het bepalen van de prioriteiten moeten de projecten uiteraard eerst in kaart zijn gebracht. Zorg dat er een centrale meerjaren investering planning (MIP) beschikbaar is waarop alle verschillende project initiatieven staan. Een 5 jaren forecast is daarbij een goed uitgangspunt. Voor een MIP lijst is vaak geen ingewikkeld softwarepakket noodzakelijk, een Excel bestand volstaat over het algemeen.

Maak met elkaar de spelregels voor deze MIP lijst. Wie de lijst beheert en wanneer een initiatief ‘als project’ op deze lijst mag komen zijn bijvoorbeeld zaken die in ieder geval vooraf duidelijk moeten zijn.

Tip 2 prioriteren op basis van bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen

Nu er een MIP lijst is met een forecast van 5 jaar qua projectinitiatieven is er natuurlijk behoefte aan het bepalen van de juiste volgorde van uitvoering. Het doel is om per jaar een haalbare verdeling te maken die de organisatie niet overbelast en realistisch is. Een goed uitgangspunt voor het bepalen van de juiste prioriteiten is om te onderzoeken wat het project bijdraagt aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.

Terugkomend op bovengenoemd voorbeeld, het R22 koudemiddel project zou bijvoorbeeld voorrang kunnen krijgen op bepaalde andere projecten. Zonder actie zou namelijk de license to operate van het bedrijf in gevaar kunnen komen dus zou deze uitfasering prioriteit moeten krijgen boven andere niet wet en regelgeving gerelateerde projecten.

Wat in de praktijk goed werkt is een matrix op te stellen met daarin de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen. Stel deze matrix op in samenwerking met alle relevante disciplines zodat er een gedragen matrix ontstaat. Toets vervolgens aan de hand van deze matrix elk project en ken op basis daarvan een eindscore toe. Op basis hiervan kan dan het uitvoeringsjaar bepaald worden en de verdere voorbereidingen in gang gezet worden.

Tip 3 zorg voor een duidelijke projectmatige aanpak

Elk project initiatief begint improviserend maar uiteindelijk moet wel duidelijk op papier komen te staan wat het doel van het project is en hoe het eindresultaat eruit ziet (‘wat is er af als het af is’). Zorg dat dit goed doorgesproken is en dat er overeenstemming is tussen opdrachtgever en projectleider voor de start van ieder project.

Bij projecten is het vaak verstandig om wat meer tijd te besteden aan een goede voorbereiding en het duidelijk vastleggen van de scope en de onzekerheden binnen het project. Dit verdient zichzelf terug tijdens de daadwerkelijke realisatie en vermindert het aantal noodzakelijke projectwijzigingen. Het voorkomt ook dat de projectplanning niet gehaald wordt.

Het halen van de planning is belangrijk omdat uitloop ervoor zorgt dat de budgettering en prioritering van het volgende jaar weer opnieuw bekeken moet worden en mogelijk onder druk komt te staan.

Ik hoop dat u wat heeft aan mijn tips in deze blog. Laat gerust een reactie achter!