Waarom een dagstart binnen een maintenance organisatie zo belangrijk is

Dagstarts, elke maintenance organisatie kent ze denk ik wel. Het is vaak het eerste overleg van de dag, voordat iedereen zijn eigen werkzaamheden oppakt.

Ik vond het een goed idee om deze blog te schrijven over het nut en de noodzaak van een dagstart. Ik geef ook enkele tips om de dagstart te verbeteren.

Waarom doen we dit eigenlijk elke dag?

Zeker een valide vraag. Voor iedereen in het maintenance team moet het nut en de noodzaak van een dagstart ‘crystal clear’ zijn. Waarom zou je anders elke dag met een team bestaande uit misschien wel 5-6 man minimaal 15 min van de dag besteden aan een dagstart? Dan moet het wel echt iets toevoegen!

De dagstart moet daarom altijd bijdragen aan een hoger liggend strategisch doel dat de organisatie wil realiseren en het doel van de dagstart moet ook duidelijk zijn bij alle deelnemers. Het moet zeker geen operationeel praatje pot worden, want dan loopt de lucht eruit na een aantal maanden.

Tips voor een goede dagstart

Het is een dagstart, dus doe het elke dag!

Ik heb weleens de volgende quote gelezen:

“if you are persistent you’ll get it, if you are consistent you’ll keep it”.

Deze quote past wat mij betreft erg goed bij de dagelijkse dagstart. Je zult het als team echt elke dag moeten doen om een bepaald bedrijfsresultaat vast te houden. Stel je verslapt als team een week met het consequent houden van een dagstart, dan ontstaat er binnen no time achterstand, vallen er zaken tussen wal en schip, de team cohesie valt uit elkaar en je hebt vervolgens als team de grootste moeite om weer bij te trekken. Eigenlijk net als tanden poetsen, gewoon elke dag even doen anders ontstaan er geheid problemen.

Zorg ervoor dat alle randvoorwaarden goed zijn ingevuld

Een dagstart kan alleen een succes zijn als alle randvoorwaarden kloppen, daarna is het vooral een kwestie van ‘gewoon doen’.

Welke minimale randvoorwaarden zijn dit dan wat mij betreft?

• De deelnemers aan de dagstart moeten een gemeenschappelijke taak en verantwoordelijkheid delen, ze hebben invloed op elkaars werk en elkaar daarom hard nodig. Is dit niet het geval bij sommige deelnemers, dan zal hun actieve bijdrage minimaal zijn, dus bepaal goed wie er moeten deelnemen aan de dagstart.
• Zorg voor een duidelijke actielijst of in ieder geval een schrijfmogelijkheid om acties en afspraken op vast te leggen (een whiteboard o.i.d. werkt prima in de praktijk, maar een digitale variant zoals onenote kan uiteraard ook).
• De leider van de dagstart heeft vooral de rol van facilitator i.p.v. iemand die vertelt wat er moet gebeuren terwijl de rest ‘relaxt achterover leunt’. Om het goed te kunnen faciliteren zou de leider het volgende kunnen doen:
  • Zorgen dat de dagstart steeds exact op tijd start en eindigt en mensen erop aanspreken die te laat komen
  • Firma’s buiten de deur houden zolang de dagstart aan de gang is
  • De agenda strikt volgen (zie volgende punt)
  • Teamleden inzicht geven in de prestaties van het team en welk gemeenschappelijk doel er wordt nagestreefd
  • Problemen parkeren en ervoor waken dat er niet geprobeerd wordt om deze op te lossen tijdens de dagstart
• Zorg dat er een back-up voorzitter is en (nog beter) ervoor zorgen dat het voorzitterschap regelmatig gerouleerd wordt.

Zorg voor een goede agenda

Een dagstart kan alleen succesvol zijn als er een goede agenda is en deze elke dag consistent wordt gevolgd. Punten op de agenda van een dagstart binnen een onderhoudsorganisatie kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Mededelingen
• Korte statusupdate verbeterpunten
• Terugblik afgelopen 24 uur (veiligheids- en milieumeldingen, storingsmeldingen, productiecijfers)
• Wat moeten we vandaag volgens de planning doen
• Wat gaan we morgen doen en wat moeten we dan vandaag doen om morgen goed te laten verlopen
• Bespreken actuele status operationele KPI dashboards

Laat de dagstart eens observeren en neem het eens op

Het kan goed helpen om een buitenstaander de dagstart te laten observeren en eventueel te filmen (met de huidige generatie smartphones uiteraard een fluitje van een cent). Vervolgens kun je dan met elkaar evalueren wat er goed ging en waar nog verbetering moet plaatsvinden. De observeerder kan de agenda en afgesproken spelregels gebruiken als uitgangspunt voor zijn observaties.

Het is essentieel dat er wel eerst een veilige omgeving wordt gecreëerd en dat het team openstaat voor de observatie en feedback. Dus als dat niet het geval is niet gaan observeren, maar eerst daaraan werken.

Maak als observeerder ook goede afspraken na de evaluatie, plan bijvoorbeeld direct een vervolgafspraak om nog eens te observeren of er verbetering heeft plaatsgevonden. Spreek een einddatum af met het team waarop de dagstart volgens de agenda dient te verlopen en ga vervolgens net zolang door met het team totdat de dagstart ook daadwerkelijk volgens de overeengekomen agenda verloopt.

Doe het staand & elimineer afleiding

Als je als team de dagstart staand uitvoert geeft dat meer focus en is de meeting effectiever. Daarom wordt een dagstart ook weleens daily standup meeting genoemd. Zitten geeft toch een andere dynamiek, dan krijgt het de vorm en energie van een vergadering (je kent het vast wel, bakkie koffie erbij, iedereen gaat er eens goed voor zitten en uiteindelijk duurt het allemaal veel langer om hetzelfde resultaat te halen). Staan geeft meer energie en dynamiek, ook non-verbale communicatie is beter zichtbaar.

Spreek ook duidelijk af dat gedurende de dagstarts de mobiele telefoons van tafel zijn en op stil staan, in deze tijd is iedereen zo snel afgeleid anders en dat is echt funest voor een goede dagstart. Zero distraction, Laser Focus!

Begin alleen met dagstarts als de urgentie duidelijk is

Als je nog geen dagstarts hebt ingevoerd en er is bij het betreffende team nog geen benul van de noodzaak van een dagstart (het draagvlak mist nog). Werk dan eerst daaraan! Dagstarts zijn geen doel op zich.

Houdt het minimaal 6 weken vol

Nog geen dagstarts, maar inmiddels wel draagvlak en urgentie gecreëerd? Dan gewoon beginnen en houdt het vervolgens minimaal 6 weken vol, waarbij er regelmatig wordt geëvalueerd (hoe kunnen we het overleg steeds beter maken). Na deze 6 weken is er een nieuwe gewoonte en vaste structuur ontstaan is mijn ervaring en zullen er mensen echt enthousiast zijn geworden. Er is dan (als het goed) is genoeg momentum ontstaan.

Tot slot

Ik hoop dat je wat hebt gehad aan de tips in deze blog. Ga er eens lekker mee aan de slag zou ik zeggen, continue verbeteren is vaak een kwestie van gewoon gaan doen.

Hulp nodig?

Kun je wel wat hulp gebruiken bij de implementatie van dagstarts om de onderhoud werkstroom te verbeteren? Neem gerust contact met me op.

Verder lezen?

Wil je meer lezen over dagstarts en de succesvolle implementatie daarvan? Dan kan ik het boek dagstarts en Hoshin Kanri aanraden van Bert Teeuwen.

(Ik ontvang een kleine vergoeding als je dit boek of iets anders koopt via mijn link. Leuk als je dat wilt doen! Ik steek veel tijd en energie in mijn blogs. Jouw support helpt mij om mijn website te onderhouden en deze blogs met waardevolle content te blijven schrijven. Het kost jou niets extra’s).