Wat is gatekeeping binnen de onderhoud werkstroom?

De meeste onderhoudsorganisaties hebben een gatekeeping proces in de onderhoud werkstroom. Tijdens deze gatekeeping worden alle nieuwe meldingen (“werkaanvragen”) beoordeeld en waar nodig gecorrigeerd. Je kunt het zien als ‘de acceptatie’ van de melding. Iedereen mag melden, maar of de melding in behandeling wordt genomen en welke prioriteit deze krijgt bepaald de gatekeeping commissie (of de gatekeeper, want bij sommige organisaties is dit namelijk 1 rol die is toegewezen aan iemand).

In deze blog lees je meer over het doel van het gatekeeping proces, waar het zich bevindt in de werkstroom en waar op gelet dient te worden.

Wat is gatekeeping?

Gatekeeping kan gezien worden als de ingangscontrole van alle nieuwe meldingen, waarbij (meestal) met een multi-disciplinair team gecontroleerd wordt op de onderstaande aspecten:

1. Of de juiste meldingsoort is gebruikt
2. Prioriteit stelling v/d melding (indien nodig toetsen m.b.v. risicomatrix)
3. Meldingen beoordelen op nut en noodzaak (wat is de toegevoegde waarde van deze melding voor de organisatie)
4. Is de melding gemaakt op het juiste referentie object (functieplaats- / equipment)
5. Controle of het geen dubbele melding betreft (zie ook mijn eerdere blog hoe je dit snel controleert in SAP PM)
6. Is er een duidelijke lange tekst en titel aanwezig
7. Is de juiste workcenter / plannergroup ingevuld
8. Zijn alle relevante bijlagen toegevoegd

Quality input leads to Quality output zeg ik vaak. Kwalitatief goede meldingen zorgen voor een optimaal verloop van de rest van de werkstroom.

Gatekeeping, als onderdeel van de werkstroom, heeft een positieve impact op de veiligheid en planbaarheid van het werk en verlaagt de onderhoudskosten van assets. Binnen Asset Management maakt gatekeeping deel uit van de PDCA-cirkel voor continue verbetering van de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de aanwezige assets.

Waar bevindt gatekeeping zich in de werkstroom?

In de onderstaande afbeelding is goed te zien waar het gatekeeping proces zich bevindt ten opzichte van de totale onderhoud werkstroom.

Wie zouden er moeten deelnemen aan de gatekeeping?

Het werkt in de praktijk het beste als in ieder geval operations (“productie”), maintenance execution (“onderhoud coordinator / werkvoorbereiding”), en maintenance engineering zijn vertegenwoordigd in de gatekeeping.

Wat is een juiste frequentie voor dit gatekeeping overleg?

Bij de meeste organisaties is er een dagelijks overleg. Echter de ene organisatie is de andere natuurlijk niet qua instroom van nieuwe meldingen, wat voor een organisatie de beste frequentie is kan dus het beste proefondervindelijk bepaald worden. Dagelijks vind ik persoonlijk wel een goed uitgangspunt als er gestart wordt met de implementatie van gatekeeping.

Wat heb je minimaal nodig?

1. Geaccordeerd referentiekader (ToR) met daarin alle belangrijke aspecten van de gatekeeping meeting
2. Goedgekeurde risicomatrix
3. Schriftelijke afspraken over de inhoud van een goede melding (d.w.z. welke velden dienen minimaal te worden ingevuld incl. lange tekst)
4. Gemotiveerde deelnemers

Tips voor een goede implementatie

1. Zorg voor een goede kick-off & training van alle stakeholders
2. Zorg voor directe persoonlijke terugkoppeling aan de melder als de melding niet van goede kwaliteit was of niet in behandeling wordt genomen. Dit zorgt ervoor dat de melder de volgende melding (hopelijk) beter maakt. Bij niet in behandeling genomen meldingen is het belangrijk dat de melder dit te horen krijgt anders denkt deze dat zijn/haar aanvraag is verwerkt.
3. Houdt de prestaties per werkplek of persoon bij de eerste periode en zorg voor directe feedback
4. Zorg voor een voorzitter (en back-up voorzitter) die de gatekeeping volgens overeengekomen referentiekader afhandelt
5. Maak gebruik van een periodieke rapportage om de effecten van de gatekeeping te beoordelen

Benefits wanneer gatekeeping op orde is binnen een organisatie

1. Duidelijke SMART opdracht (‘wat moet er gebeuren’) incl. overeengekomen prioriteitstelling per melding
2. Geen dubbele meldingen
3. Meldingen die geen toegevoegde waarde hebben voor de organisatie worden afgewezen en afgesloten
4. Kwaliteit van data voor analyse achteraf neemt sterk toe

Een goede gatekeeping leidt meestal tot meldingen met een lagere (realistische) prioriteit die beter planbaar zijn. Een planbare melding is meestal een goedkopere en veiligere melding, want er zijn geen spoedbestellingen nodig, er is tijd om firma’s te regelen, het werk kan beter worden voorbereid en uitgevoerd worden onder optimale omstandigheden.

Goede gatekeeping zorgt voor een constant hoge melding kwaliteit, waardoor de data voor analyse achteraf steeds betrouwbaarder en beter wordt.

KPI’s voor gatekeeping

Een goed gatekeeping proces leidt over het algemeen tot meldingen met een realistische (lees lagere) prioriteit stelling doordat men objectieve tools zoals de risicomatrix gebruikt voor het bepalen van de prioriteit in plaats van ‘onderbuikgevoel’.

Bij implementatie van gatekeeping kan het daarom goed zijn om langere tijd de prioriteit van nieuwe meldingen te monitoren om de effecten van de gatekeeping te meten en inzichtelijk te maken (maar maak er geen doel op zich van om de prioriteit van meldingen omlaag te krijgen!).

Tot slot

Heb je nog vragen of kun je wel wat hulp gebruiken bij de succesvolle implementatie van het gatekeeping proces? Of is er wel een gatekeeping proces aanwezig, maar moet dit ‘nieuw leven worden ingeblazen’? Neem gerust contact met me op.

Is de melding kwaliteit een probleem binnen jouw organisatie? Wil je dit snel verbeteren?