SAP PM module tips & tricks: het verschil tussen een melding en werkorder

In deze blog leg ik het belang uit van een goede melding en beschrijf ik de verschillen tussen een melding en werkorder in SAP PM (Plant Maintenance).

Een melding wordt binnen een onderhoudsorganisatie aangemaakt om een ​​storing of onderhoudsaanvraag vast te leggen.

Bij het aanmaken van een melding is het allereerst belangrijk om de juiste melding soort te selecteren. Vaak zijn er minimaal 2 melding soorten waaruit gekozen kan worden, bijvoorbeeld een onderhoudsaanvraag en een storingsmelding. Ook zijn er vaak nog melding soorten voor het maken van een Verzoek tot Wijziging (MOC) en Werk Uit Inspectie (WUI).

Probeer bij het inrichten van SAP het aantal melding soorten te beperken, anders zien medewerkers al snel ‘door de bomen het bos niet meer’.

Afhankelijk van hoe SAP is ingericht dient de maker van de melding vervolgens ook de volgende gegevens in te vullen:

• Een korte omschrijving van het probleem (dit is de titel van de melding)
• Een gedetailleerde probleemomschrijving in de lange tekst
• Functieplaats en/of equipment
• De naam van de melder
• Workcenter/plannergroep gegevens
• Schadebeelden, oorzaken indien bekend. Of dit dient later te gebeuren voordat de melding wordt afgesloten.

Vaak wordt ook de prioriteit/oplostermijn aangegeven in de melding en kunnen reeds uitgevoerde acties in de lange tekst van de melding worden beschreven. De melding is vaak een ‘trigger’ voor daaropvolgende acties vanuit onderhoud, zoals bijvoorbeeld reparatie van de gefaalde asset.

Het is echt enorm belangrijk dat een melding zo compleet en volledig mogelijk wordt ingevuld, dit draagt namelijk direct bij aan het zo efficiënt en effectief mogelijk oplossen van een storing. De melding is daarnaast ook de basis voor toekomstige analyses, rapportages en reliability verbeterinitiatieven.

Meer leren over SAP PM? Volg de online cursus met alle tips & tricks en basisfunctionaliteiten!

Het verschil tussen een melding en een order

Voor bedrijven die de onderhoudskosten willen volgen en onderhoudsactiviteiten willen plannen, volstaan ​​meldingen echter niet omdat:

• Meldingen niet zijn geïntegreerd met de SAP module Material Management (MM). Componenten die worden gebruikt voor reparaties kunnen daarom niet worden toegewezen aan een melding.
• Er kan geen inkooporder worden aangemaakt op basis van een melding.
• Aan een melding kunnen geen geplande, werkelijke of geschatte arbeidskosten voor onderhoudsactiviteiten worden gekoppeld.
• Aan uit te voeren onderhoudsactiviteiten kunnen geen uren worden gekoppeld in een melding t.b.v. planning doeleinden.

Een melding is vooral bedoeld om asset gerelateerde zaken op te melden en volstaat dus alleen als er geen componenten nodig zijn, er geen inkooporder gemaakt hoeft te worden en er geen kosten geboekt hoeven te worden.

Voor alle andere gevallen geldt dat de melding moet worden omgezet in een werkorder.  SAP kopieert automatisch de korte tekst en lange tekstgegevens van de melding naar de werkorder.

Vervolgens kan de werkorder worden aangevuld en worden voorzien van taakregels met daarin bijvoorbeeld de uitbesteding naar een firma, benodigde componenten kunnen worden toegevoegd etc.

Vanuit de werkorder kan gemakkelijk terug naar de melding worden gegaan door te dubbelklikken op het melding nummer.

Gedurende de voorbereiding en uitvoering van de klus kan de lange tekst van de melding worden gebruikt als communicatie middel met bijvoorbeeld productie.

Zowel de melding als werkorder worden meestal tegelijk technisch afgesloten wanneer alle werkzaamheden om de storing op te lossen zijn voltooid en teruggemeld.

Tot slot

Samengevat mag het belang van een goede en complete melding nooit onderschat worden. Verder is het belangrijkste verschil tussen een melding en werkorder, dat een melding vooral bedoeld is om asset gerelateerde zaken op te melden en een werkorder om ‘het werk op uit te voeren’.

En verder…

SAP Plant Maintenance (PM) is de enige SAP module waarbij de meeste informatie wordt ingevoerd en verzameld door mensen die vaak niet dagelijks achter een computer zitten, maar vooral ‘in de installatie’ aan het werk zijn. Dit vraagt ook een andere aanpak om ze SAP goed te leren gebruiken. Maak de werkprocessen zo eenvoudig mogelijk en zorg voor passende training en opleiding en eerstelijns begeleiding voor iedere gebruiker. Anders is het risico groot dat er bij de eindgebruikers een negatief beeld ontstaat van SAP of dat er telkens onnodig veel handelingen worden uitgevoerd.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het eerstelijns ondersteunen en trainen van eindgebruikers in SAP? Zoek je iemand die echt naast de mensen komt zitten en geduldig tekst en uitleg geeft over nieuwe werkstroom processen in combinatie met SAP PM?

Hiervoor heb ik zowel een online SAP PM cursus als een korte incompany SAP PM training ontwikkeld waarin ik alle nuttige tips & tricks laat zien in SAP PM om de basis echt goed onder de knie te krijgen. Neem gerust contact met mij op voor meer informatie.